Für Unternehmen ist es von Bedeutung, sowohl die Personalkosten als auch die Betriebsmittel und Räumlichkeiten zu optimieren. Arbeitsplätze kosten viel Geld. Nicht immer können diese mit hoher Auslastung organisiert werden. Schon seit einigen Jahren liegt daher Desk Sharing bei vielen Unternehmen im Trend. Hier im Ratgeber soll kurz darauf eingegangen werden, was Desk Sharing bedeutet und wie dieses auch im eigenen Unternehmen umgesetzt werden kann.
Was bedeutet Desk Sharing für Unternehmer?
Beim Desk Sharing handelt es sich um eine flexible Verteilung der vorhandenen Arbeitsplätze in einem Unternehmen. Kurzum bedeutet dies, dass Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen jeden Tag neu wählen können, in welchem Büro an welchem Arbeitsplatz sie arbeiten möchten. Dies ist natürlich nur möglich, wenn vergleichbare Büroarbeit mit vorhandener technischer Ausrüstung von einer Vielzahl an Beschäftigten erledigt werden können. Üblicherweise sind durch Krankheit, Urlaub oder gar Außendiensttätigkeit nicht immer alle Arbeitsplätze belegt. Nicht besetzte Arbeitsplätze müssen dennoch vom Unternehmer unterhalten werden. Ein Leerstand kostet letztlich Geld. Beim Desk Sharing findet jeder einen Arbeitsplatz, auch wenn eine geringere Menge an Arbeitsplätzen zur Verfügung gestellt wird.
Die Funktionsweise von Desk Sharing
Unternehmer können in aller Regel zwischen zwei Varianten von Desk Sharing wählen. Bei der ersten Variante besetzten diejenigen Kollegen und Kolleginnen einen Arbeitsplatz, die früher im Büro erscheinen. Hier kann man sich den passenden Arbeitsplatz frei aussuchen. Wer später im Büro erscheint, muss den Platz nehmen, der übrigbleibt. Bei größeren Unternehmen sollte es jedoch etwas strukturierter zugehen. Dabei kann eine Desk Sharing Software nützlich sein. Bei dieser Form lassen sich freie Arbeitsplätze von den Mitarbeitenden online buchen. Vorteilhaft ist, dass man sich den gewünschten Arbeitsplatz vor den anderen Kolleginnen und Kollegen sichern kann. Für Unternehmer lässt sich mithilfe dieser Software eine bessere Bedarfsanalyse erstellen. Die Nutzung der vorhandenen Bürofläche kann optimiert werden. Gleichfalls wird die Flexibilität bei der Wahl des eigenen Arbeitsplatzes erhöht.
Welche Vor- und Nachteile bietet Desk Sharing?
Umfragen haben ergeben, dass es einen direkten Zusammenhang zwischen der Büroumgebung und der Motivation von Mitarbeitenden gibt. Da beim Desk Sharing eine individuelle Gestaltungsfreiheit bei der Wahl des Arbeitsplatzes besteht, kann dies unter Umständen zum Wohlbefinden und zu einer höheren Motivation führen. Darüber hinaus wird die Kommunikation durch unterschiedliche Sitzpartner aus verschiedenen Organisationsbereichen erhöht. Es findet ein besserer Austausch statt und kann somit die Kreativität fördern. Für Unternehmer bedeutet Desk Sharing eine Art von Kosten- und Platzersparnis. Durch die verringerte Zahl an Arbeitsplätzen lassen sich wertvolle Ressourcen einsparen. In diesem Fall muss man nicht immer übergroße Büroräume anmieten beziehungsweise unterhalten. Mitarbeitende erhalten das Gefühl einer größeren Selbstbestimmung, da diese ihren Arbeitsplatz selbst festlegen können. Wie zuvor dargelegt, wird die Mitarbeiterzufriedenheit gefördert. Nicht unwichtig ist auch der Faktor der Gleichberechtigung. Allen Mitarbeitenden stehen dieselben Arbeitsplätze und Ausstattungen zur Verfügung. Es gibt aber auch einige Nachteile. Der Teamzusammenhalt wird durch getrennte Arbeitsplätze unterbrochen. Dies kann den bisherigen Informationsaustausch erschweren, sodass Teammitglieder sich lediglich digital austauschen können. Abhilfe schafft eine Desk Sharing Software, bei der im Vorfeld Teams gemeinsam an einem flexiblen Ort arbeiten können. Das Buchungssystem der Arbeitsplätze muss diesbezüglich Teamarbeit unterstützen. Ein weiteres Manko besteht darin, dass sich vielleicht die beiden Desk Sharing Mitarbeitenden nicht so gut verstehen. Durch die Suche nach einem verfügbaren Arbeitsplatz kann sich niemand auf einen festen Tischpartner verlassen. Hierdurch kann der Stresslevel angehoben werden. Nicht unwichtig ist auch das Thema Barrierefreiheit. Körperlich eingeschränkte Mitarbeitende können zum Beispiel einen freien Arbeitsplatz bekommen, der in höheren Etagen angesiedelt und somit schwer zu erreichen ist. Diese Erschwernisse sollten bei Verwendung einer Desk Sharing Software berücksichtigt werden.
Funktionsweise der Desk Sharing Software
Zu den Kernelementen einer guten Desk Sharing Software gehören zum Beispiel:
- eine Arbeitsplatzbuchung
- eine Raum- und Arbeitsplatzsuche
- eine Belegungsübersicht
- Analyse der Belegung
- Integrationsfähigkeit mit anderen IT-Systemen
Arbeitsplatzbuchung
Die Desk Sharing Software sollte über eine intuitive Bedienoberfläche verfügen. Die Reservierung von Räumen und Schreibtischen sollte einfach nachvollziehbar sein.
Raum- und Arbeitsplatzsuche
Bei der Suche nach einem passenden Raum oder Schreibtisch sollte die Desk Sharing Software idealerweise über geeignete Filter verfügen. Auf diese Weise lässt sich der flexible Arbeitsplatz genau nach Bedarf finden.
Belegungsübersicht
Sowohl für Mitarbeitende als auch für den Unternehmer selbst ist eine Belegungsübersicht sinnvoll. Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können auf einen Blick erkennen, welche Plätze wo und wann frei sind. Der Unternehmer kann über die Belegungsübersicht die Auslastung seiner Büroräume erkennen.
Analyse
Wie zuvor dargelegt, lässt es eine gute Desk Sharing Software zu, jederzeit die aktuelle Belegung zu analysieren. Der Unternehmer kann feststellen, zu welchen Stoßzeiten es vielleicht eng werden wird. Bei reichlich Leerstand wäre zu überlegen, Büroflächen aus Kostengründen zu reduzieren.
Integrationsfähigkeit
Desk Sharing Software kann sehr gut mit anderen IT-Anwendungen gekoppelt werden. Nützlich wäre es zum Beispiel, wenn Mitarbeitende von ihrem elektronischen Kalender darauf zugreifen könnten oder umgekehrt. Vielleicht gibt es noch weitere IT-Anwendungen, mit denen die Software zusammenarbeitet.
Fazit:
Desk Sharing ist ein modernes Instrument, mit dem Unternehmer den Nutzungsgrad von Büroflächen optimieren können. Ebenfalls bedeutet dies eine höhere Flexibilität für die Mitarbeitenden. Bei größeren Unternehmen sollte man jedoch auf eine Desk Sharing Software nicht verzichten. Über ein solches Buchungssystem lassen sich schon im Vorfeld die Arbeitsplätze flexibel und sicher vergeben.
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