Kaum ein Unternehmen und wohl auch kein Solo-Selbstständiger kommt heute ohne Cloudspeicher aus. In vielen Fällen nutzen Firmen und Anwender sogar mehrere Anbieter parallel. Auf den ersten Blick scheint es daher, als unterschieden sich die großen Player – etwa Microsoft mit OneDrive, Google mit Google Drive oder Dropbox – kaum in ihren Funktionen und Möglichkeiten. Einige Anbieter haben sich aber genau auf die Dokumentenverwaltung von Unternehmen spezialisiert. Welche Vorzüge eine Cloudlösung für Unternehmen bietet, soll der nachfolgende Ratgeber zeigen.
Es werden nur noch selten physische Ausdrucke von Dokumenten benötigt
Einer der Vorteile der heutigen Arbeitswelt besteht darin, dass man nicht mehr auf Ausdrucke von Dokumenten angewiesen ist. Noch vor einigen Jahren musste man eine physische Version eines Dokuments an den Empfänger senden, wenn beispielsweise ein Vertrag überprüft und unterschrieben werden sollte. Im besten Fall konnte man das Dokument im Büro weitergeben oder innerhalb weniger Stunden innerhalb der Stadt zustellen lassen. Befand sich der Empfänger jedoch in einer anderen Stadt, einem anderen Bundesland oder gar in einem anderen Land, konnte es Tage oder Wochen dauern, bis das Dokument ankam. Heute kann man in sekundenschnelle Dokumente hochladen, wenn sie weitergegeben werden sollen. Die Empfänger können es sofort einsehen, Änderungen vornehmen und es sogar digital unterzeichnen. So lassen sich Korrekturen und Signaturen einfügen, ohne dass das Dokument ausgedruckt oder eine physische Kopie übergeben werden muss. Wer mit vielen Inhalten arbeitet – von Textdokumenten über Videodateien und PDFs bis hin zu Bildern im JPEG-Format – kommt um das Hochladen in die Cloud kaum herum.
Der Datei-Download und -Upload in eine Cloud-Lösung
Wahrscheinlich hat man im Laufe des Lebens bereits eine Vielzahl von Dokumenten und anderen Inhalten heruntergeladen. Auch beim Speichern einer PDF-Datei von einer Website lädt man eine Datei herunter. Beim Herunterladen empfängt der Computer Daten von einem anderen Rechner. Anschließend wird die heruntergeladene Datei auf dem eigenen Gerät oder auf einem Wechseldatenträger, etwa einem USB-Stick, gespeichert. Das Hochladen stellt das Gegenstück zum Herunterladen dar: Dabei sendet man eine Datei vom eigenen Computer an ein anderes Ziel in der Cloud. Wer Fotos oder Videos auf Plattformen wie Instagram oder Facebook veröffentlicht, lädt diese Dateien auf die jeweilige Website hoch. Der Vorgang lässt sich leicht vorstellen – die Datei startet auf dem eigenen Gerät und landet an einem anderen Ort, sei es auf einem Server, einer Website oder als Anhang in einer E-Mail. Beim Hochladen wird die Datei in der Regel nicht vom Gerät entfernt. Wenn man beispielsweise ein PDF oder ein anderes Dateiformat auf eine Cloud-basierte Plattform hochlädt, bleibt das Original meist auf dem eigenen Computer erhalten. Es entsteht eine separate Datei, die eine exakte Kopie der ursprünglichen Version darstellt. Diese Kopie wird an dem Zielort gespeichert, an den sie hochgeladen wurde. Lädt jemand eine von einem anderen Gerät hochgeladene Datei herunter, wird die ursprüngliche Datei dabei nicht gelöscht. Stattdessen wird eine Kopie erstellt und auf dem Zielgerät gespeichert. Daher ist es in der Regel sinnvoll, in der Cloud zu arbeiten, um Versionskonflikte zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Beteiligten mit derselben Datei arbeiten. Ein Dokument kann auf verschiedene Weise hochgeladen werden – abhängig davon, wie viele Dateien vorhanden sind, wie groß sie sind und welche Plattform man nutzt. Zu den gängigen Upload-Optionen gehören:
- File Transfer Protocol (FTP)
- Dateibrowser
- Drag-and-Drop
Dokumente in Papierform erst digitalisieren
Das Hochladen eines Dokuments, das bereits in digitaler Form vorliegt, gestaltet sich in der Regel recht einfach. Man muss lediglich die Option „Hochladen“ auf der jeweiligen Website oder im verwendeten Programm anklicken und anschließend die gewünschte Datei aus dem sich öffnenden Dateibrowser auswählen. Oft gibt es aber auch noch ältere Verträge in Papierform, die in die Cloud übertragen werden sollen oder ein getipptes Manuskript muss zur Aufbewahrung digitalisiert werden. Bevor eine solche Datei von einem Computer auf einen anderen hochgeladen werden kann, muss der Ausdruck zunächst in ein digitales Format umgewandelt werden. Es gibt mehrere Gründe, Papierdokumente zu digitalisieren:
- Digitale Versionen lassen sich einfacher mit anderen teilen
- Wenn man eine digitale Version eines älteren Dokuments erstellt und in der Cloud speichert, erhält man ein Backup, falls dem Original etwas zustößt
- Ist das physische Original besonders alt, besteht die Gefahr, dass es beschädigt wird, wenn es häufig in die Hand genommen wird
- Physische Kopien können leichter verlegt oder verloren werden
Mit einer digitalen Version des Dokuments lässt sich das Original bewahren, während man gleichzeitig jederzeit digital auf dessen Inhalte zugreifen kann. Nach der Digitalisierung und dem Hochladen kann das Dokument weltweit oder auch nur für bestimmte Personen freigegeben werden. Beispielsweise benötigen Kollegen und Kolleginnen möglicherweise Zugriff auf alte Firmenfotos oder älteres Marketingmaterial. Oder die Rechtsabteilung in der Zentrale muss historische Verträge von Mitarbeitenden an einem anderen Standort einsehen. Durch die Digitalisierung und das Hochladen solcher Dokumente in die Cloud kann das gesamte Team jederzeit und von jedem Gerät aus darauf zugreifen. Es stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um ein Dokument zu scannen und auf den Computer oder ein anderes Ziel hochzuladen:
- Dokument mit dem Smartphone abfotografieren
- einen Scanner verwenden
- bei umfangreichen Dokumenten einen externen Scan-Service beauftragen
Fazit:
Dokumente beziehungsweise Dateien, auf welche viele Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen häufig zugreifen müssen, sollten praktischerweise in einer Cloud gespeichert werden. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass man von überall darauf zugreifen kann. Entsprechende Cloud-Lösungen mit Zugriffsberechtigung sorgen dabei für Datenschutz und Datensicherheit.
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