So können Sie Ihre wichtigen Dokumente schützen

Nicht nur auf Ihrem Rechner, sondern auch in Aktenordnern und Mappen schlummern viele wichtigen Dokumente, die nicht verlorengehen dürfen. Zu diesem Zweck spielen nicht nur eine zuverlässige Datensicherung eine wichtige Rolle, sondern auch das Schützen von Urkunden, Versicherungsunterlagen oder anderen Dokumenten vor möglichen Beschädigungen bzw. Verschmutzungen. In diesem Ratgeber können Sie sich über die verschiedenen Sicherungsmaßnahmen informieren.

Dokumente in Dateiform sicher abspeichern

Wenn Sie auf Ihrer Festplatte nachsehen, werden Sie zahlreiche Dateien finden, die für Sie von großem Wert sind. Entweder handelt es sich dabei um selbstverfasste Dokumente oder um Dateianlagen von wichtigen Emails oder Scans. Diese Daten sollten Sie in entsprechende Ordner kopieren, um sie schneller wiederzufinden. Vergeben Sie zu diesem Zweck aussagekräftige Ordnernamen und wählen auch für die abgespeicherten Dateien informative Namen. Ein großer Schutz ist leider auf der Festplatte nicht gegeben.

Festplattenlaufwerke gehören zu den zuverlässigsten Dateispeichern. Jedoch kann es im Laufe der Zeit zu Problemen kommen. Es handelt sich meist um mechanische Fehler, sodass Sie unter Umständen nicht mehr an Ihre Daten herankommen. Besonders schlimm ist es, wenn die Steuerelektronik einer Festplatte defekt wird. Natürlich gehört auch der berüchtigte Headcrash zum Albtraum eines jeden Computerbesitzers.

Wenn Sie wichtige Dokumente in Dateiform abspeichern, sollten Sie regelmäßig davon Sicherungskopien anfertigen. Im einfachsten Fall reicht es aus, wenn Sie die Dokumente zusätzlich auf einen USB-Speicherstick ablegen. Noch besser ist es, wenn Sie gleich die gesamte Festplatte sichern. Hier bietet sich zum Beispiel eine externe Festplatte an. Sie können mit geeigneter Software die gesamte Platte spiegeln. Hierbei wird Ihre Arbeitsfestplatte 1:1 auf eine mindestens gleich große Festplatte übertragen.

Profis verwenden hierzu ein sogenanntes RAID-System. Dieses besteht aus mehreren Festplatten, die über einen speziellen Controller so angesprochen werden, als ob es sich um eine einzige Platte handeln würde. Auch wenn in diesem System eine Festplatte ausfallen sollte, sind die anderen Festplatten in der Lage, den möglichen Datenverlust wiederherzustellen. Diese Systeme sind aufgrund der günstigen Preise für Plattenlaufwerke nicht wirklich teuer.

Im Grunde geht es bei dieser Art von Dokumentenschutz in erster Linie um die Sicherung der Dateien vor einem möglichen Crash der Festplatte. In welcher Form Sie eine solche Sicherung vornehmen, bleibt Ihnen überlassen. Es macht jedoch Sinn, dass Sie an mehreren Stellen Ihre Originale aufbewahren.

Ungewollten Zugriff auf Dateien verhindern

Ein weiterer Punkt ist, dass wichtige Dateien von unwiederbringlichen Dokumenten vor dem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt werden sollten. So geht es niemanden etwas an, wenn Sie eine Versicherungspolice besitzen und alle Einzelheiten von jedem ausgelesen werden können.

Wenn Sie zum Beispiel Microsoft Word verwenden, haben Sie die Möglichkeit, die Dateien mit einem Passwort zu schützen. Aber auch gescannte Dokumente bzw. PDF-Dateien lassen sich nachträglich mit einem Kennwort schützen. Wichtig ist nur, dass Sie die Kennwörter nicht vergessen.

In Word können Sie dabei folgendermaßen vorgehen:

• Öffnen Sie das Word-Dokument, wenn Sie nicht gerade daran schreiben
• Klicken Sie im Menü oben auf „Datei“
• Unter dem Menüpunkt „Informationen“ ist der Button „Dokument schützen“ zu finden
• Klicken Sie auf diesen Button und wählen hier den Punkt „Mit Kennwort verschlüsseln“ aus
• Nun vergeben Sie Ihr persönliches Kennwort und klicken auf OK
• Diesen Sicherungsschritt müssen Sie noch einmal wiederholen
• Speichern und schließen Sie die Word-Datei
• Wenn Sie diese erneut öffnen möchten, müssen Sie das Kennwort eingeben

Andere Programme arbeiten in ähnlicher Weise. So gibt es diese Möglichkeit auch bei PDF-Dateien. Wenn Sie möchten, können Sie natürlich das Passwort jederzeit wieder entfernen.

Dokumente in Papierform schützen

Viele wichtige Dokumente liegen jedoch in Papierform vor. Hierbei kann es sich um Immobilien-Kaufverträge, Versicherungsdokumente, Urkunden, Arbeitszeugnisse und vieles mehr handeln. Bei nicht richtiger Aufbewahrung können diese Dokumente Schaden nehmen. Wenn Sie beispielsweise Ihre Akten im Keller aufbewahren, sind diese vor Feuchtigkeit nicht zuverlässig geschützt. Schlimm ist es immer, wenn Ihr Keller unter Wasser stehen sollte.

Aber auch in vielen anderen Fällen sollten Sie sorgsam auf Ihre Dokumente achtgeben. Wenn diese häufiger benötigt werden, können abgeknickte Ecken oder Risse schnell zur Zerstörung führen. Lassen Sie es nicht so weit kommen. Um wichtige Unterlagen vor Feuchtigkeit und Beschädigungen zu schützen, können Sie diese laminieren. Hierbei werden die Dokumente in eine spezielle transparente Folientasche gesteckt und mithilfe von Hitze dauerhaft versiegelt. Die entsprechenden Laminiergeräte sind mittlerweile recht günstig im Handel erhältlich. Je nach Modell können Sie hier Schriftstücke bis zum Format DIN A3 versiegeln.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, dass Sie von wichtigen Dokumenten Fotokopien anfertigen. In diesem Fall sollten Sie die Originale wirklich sicher aufbewahren. Viele verwahren Ihre Dokumente an einem sicheren Ort, wie zum Beispiel in einem Bankschließfach auf. Die Fotokopien werden dann temporär für den täglichen Bedarf eingesetzt.

Wenn Sie schon Fotokopien von wichtigen Dokumenten anfertigen und diese auch bei Behörden oder anderen Institutionen vorlegen möchten, dann sollten Sie die Kopien sicherheitshalber amtlich beglaubigen lassen. Somit stellen Sie sicher, dass die gefertigte Fotokopie 1:1 dem Original entspricht. Natürlich fallen hierfür zum Teil nicht unerhebliche Beglaubigungsgebühren an.

Fazit:

Es macht durchaus Sinn, wichtige Dokumente zu schützen. Digital abgelegte Schriftstücke sollten immer auf mehreren Datenträgern abgespeichert werden. Versehen Sie diese bestenfalls mit einem Kennwortschutz. Dokumente in Papierform können Sie zum Beispiel mit einem Laminiergerät dauerhaft gegen Feuchtigkeit und Beschädigungen schützen.