Mit einem Geschenk können Sie Ihre Mitarbeiter motivieren und gleichzeitig Ihre Wertschätzung für besonders gute Leistungen und das gezeigte Engagement zeigen. Dabei handelt es sich nicht um eine Gehaltserhöhung, sondern um ein beliebtes Mittel, um eine Anerkennung zu zeigen und zu motivieren. Der Sachbezug kann unter Umständen steuerfrei gezahlt werden. Wir schildern, wie dies funktioniert.
Was sind Sachzuwendungen überhaupt?
Sachzuwendungen sind Leistungen, die Sie an Ihre Arbeitnehmer zusätzlich zum Arbeitslohn zahlen können. Unter Umständen ist ein Sachbezug steuerfrei. Dabei muss es sich nicht um Geldleistungen handeln, sondern es kann auch die private Nutzung von Firmen PKWs oder ein Geschenk sein.
Bewegt sich der Sachbezug innerhalb einer Freigrenze von 50 € im Monat, sind diese Sachbezüge für Ihre Mitarbeiter und für Ihr Unternehmen abgabenfrei. Übersteigt allerdings die Sachzuwendung diesen Freibetrag, muss der Arbeitgeber die Steuer zahlen.
Dabei gibt es die Wahlmöglichkeit zwischen einer pauschalierten Besteuerung und einer individuellen Besteuerung. Allerdings besteht dieses Wahlrecht ausschließlich dann, wenn vorher noch nicht die Individualbesteuerung ausgeübt wurde. Für den Arbeitnehmer ist eine Sachzuwendung steuerfrei, dies gilt aber nicht für die Abgabe zur Sozialversicherung.
Nur dann, wenn der Freibetrag eingehalten wurde, ist der Sachbezug für Ihre Mitarbeiter abgabefrei. Zusätzlich gibt es eine Freigrenze für Zuwendungen, die Anlass bezogen ist und einen etwas höheren Wert von maximal 60 € besitzt. Auch sie ist von allen Abgaben befreit. Sie dürfen Zuwendungen für persönliche Anlässe bis 60 € und den monatlichen Sachbezug bis 50 € miteinander kombinieren. Zu den persönlichen Anlässen des Mitarbeiters zählen:
- Geburtstag
- Hochzeit
- Jubiläum
- Geburt eines Kindes
Diese Möglichkeiten für Sachzuwendungen sollten Sie kennen
Sie haben verschiedene Möglichkeiten, um die Mitarbeiterbindung zu erhöhen, Ihren Arbeitnehmern Ihre Wertschätzung zu zeigen oder um Ihre Arbeitgeber Marke zu stärken. Dabei sind die folgenden Möglichkeiten für Sachzuwendungen vom Gesetzgeber gegeben:
1. Geschenke
Abgabefrei sind Geschenke an Ihre Arbeitnehmer, sofern diese die maximale Freigrenze von 50 € im Monat einhalten. Was Sie verschenken, ist zweitrangig, die Art des Geschenks hat keinen Einfluss auf die Versteuerung.
2. Erstattung Kinderbetreuung
Sie können Ihre Mitarbeiter unterstützen, indem Sie die Kosten für eine Kinderbetreuungsstätte ganz oder teilweise übernehmen. Alternativ besteht natürlich auch die Möglichkeit, dass Sie selber eine Kinderbetreuungsstätte einrichten und diese Ihren Angestellten kostenlos zur Verfügung stellen. Dies bleibt dann steuerfrei, wenn es sich hierbei nicht um einen Bestandteil des vereinbarten Gehalts handelt. Werden Barzuschüsse gezahlt, müssen Sie die zweckgebundene Verwendung beweisen können. Denn die Höhe dieses Arbeitgeberzuschusses ist nicht begrenzt, allerdings dürfen die tatsächlichen Kosten für die Betreuung der Kinder nicht überschritten werden.
3. Gutscheine
Seit 2017 dürfen auch Gutscheine als Sachzuwendung vergeben werden. Dabei sind allerdings die folgenden Regeln einzuhalten:
- Es darf nicht möglich sein, den Wert bar auszahlen zu lassen.
- Eine Sachbezugskarte darf nicht die Möglichkeit einräumen, Restbeträge auszuzahlen.
- Die Freigrenze von 50 € im Monat muss eingehalten werden.
- Der Gutschein darf kein Ersatz für Überstunden sein.
- Auch darf der Gutschein keinen Bestandteil für Arbeitslohn darstellen.
Ein Gutschein ist keine eigentliche Sachzuwendung und nimmt eine Sonderstellung ein.
4. Betriebsveranstaltungen
Wer seinen Mitarbeiter eine Weihnachtsfeier spendiert oder ein anderes Event bzw. ein gemeinsames Essen organisiert, kann auch dies steuerfrei durchführen. Die Freigrenze liegt hier jedoch je Veranstaltung und Mitarbeiter bei 110 € und jährlich können maximal zwei Veranstaltungen abgabenfrei angeboten werden.
5. Gesundheitsförderung
Bis zu 500 € für Sachaufwendungen können Sie pro Mitarbeiter jährlich für die betriebliche Gesundheitsförderung aufwenden. In diesem Rahmen sind die Leistungen steuer- und sozialversicherungsfrei. Hierbei handelt es sich nicht um eigentliche Sachzuwendungen, sondern vielmehr um einen Freibetrag. Anerkannt werden zum Beispiel Kurse wie Nichtraucherkurse oder Ernährungsberatung.
6. Zuschuss Fahrtkosten eigener Pkw
Zusätzlich zum vereinbarten Arbeitsentgelt können Sie einen Zuschuss zu den Fahrtkosten mit dem eigenen Pkw leisten und können diesen pauschal mit 15 % versteuern. Dabei handelt es sich um einen Barzuschuss, der maximal bis zu der Höhe der Werbungskosten möglich ist.
7. Zuschuss Verpflegung
Sie können Ihre Mitarbeiter unterstützen, indem Sie einen Zuschuss für die Verpflegung zahlen. Die Grenzen für das Jahr 2023 lauten:
- Frühstück: 2,00 €
- Mittagessen: 3,80 €
- Abendessen: 3,80 €
8. Tankgutscheine
Neben dem Verpflegungskostenzuschuss oder dem Zuschuss zu Fahrten mit dem eigenen Pkw können Sie Ihren Mitarbeitern Tankgutscheine geben. Dabei handelt es sich um eine der beliebtesten Möglichkeiten, um Arbeitnehmer steuerfrei zu belohnen. Dabei gilt natürlich auch, dass der Gutschein die Freibetragsgrenze von 50 € im Monat nicht überschreiten darf.
Dies bedeutet nicht, dass Ihr Mitarbeiter die Tankgutscheine monatlich einlösen muss. Denn er kann die Gutscheine ansammeln und dann einlösen, wenn er möchte. Für die Berechnung der Steuer gilt das Zuflussprinzip und nicht das Datum, wann der Gutschein eingelöst wird.
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