Grundsätze ordnungsmäßiger Dokumentation

Regelungen, die die
zugriffsichere Aufzeichnung buchungspflichtiger Geschäftsvorfälle gewährleisten sollen.
Dabei wird in materielle und formelle GoD unterschieden. Zu den formellen GoD gehört
insbesondere der Grundsatz der Klarheit, d. h. die Buchführung ist klar und
übersichtlich zu erstellen, sowie der Grundsatz der Sicherheit, d. h. die
buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle müssen eindeutig erfasst und in verständlicher
Art und Weise (u. a. lebende Sprache) und unveränderlicher Form (u. a. keine
Bleistiftaufzeichnungen) gebucht werden. Zu den materiellen GoD zählt insbesondere, daß
die Geschäftsvorfälle vollständig, lückenlos und richtig erfasst werden und zu jeder
Buchung ein Buchungsbeleg vorhanden ist, dies kann ein sog. Eigen- oder Fremdbeleg sein.
Die GoD gelten auch für DV-gestützte Buchführungssystem, sie werden in diesem
Zusammenhang als Grundsätze ordnungsmäßiger Systeme (GoS) bezeichnet. Gem. § 239 IV
HGB muss insbesondere sichergestellt sein, daß die Daten während der Dauer der
gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert sind und jederzeit innerhalb angemessener
Frist lesbar gemacht werden können.

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