Schichtpläne gibt es in den meisten Unternehmen, oftmals werden diese über Excel Tabellen verwaltet, die wenig flexibel sind und viel Zeit kosten. Einzelne Mitarbeiter müssen einen enormen Arbeitsaufwand in die Tabellen stecken, damit es zu keinen Produktionsausfällen kommt. Doch dabei gibt es mittlerweile viele Cloud Lösungen, welche die Schichtplanung einfach und digital übernehmen.
Durch einen virtuellen Schichtplan können Umstrukturierungen innerhalb von wenigen Sekunden übernommen werden und der digitale Plan denkt sogar mit. Wir erklären Ihnen im Folgenden, worauf Sie dabei achten sollten.
Was ist ein online Schichtplaner?
Online Schichtpläne sind für alle Firmen interessant, die flexibel den Einsatz ihres Personals planen möchten. Dafür wird dann eine cloudbasierte Software installiert, wie der online Schichtplaner von Crewmeister. Dieser berücksichtigt alle Belange einer Personalplanung und bietet selbstständig Lösungen an. Alle Bedürfnisse der Mitarbeiter können dabei berücksichtigt werden. Die digitalen Schichtpläne sind auf mobile Geräte übertragbar und können von überall aus aufgerufen werden. So garantieren Sie nicht nur eine effiziente und optimale Auslastung im Betrieb, sondern beherzigen auch private Wünsche.
So funktioniert er
Ein digitaler Schichtplan ähnelt zwar einer Excel Tabelle, allerdings kann die Auslastung, Planung und individuelle Verfügbarkeit automatisch koordiniert werden. Der Personaleinsatz wird deutlich flexibler und in Echtzeit werden anpassbar Arbeitspläne erstellt. Die Mitarbeiter können sich entweder auf die anderen Schichten bewerben oder werden direkt bei Zuteilung informiert. Zudem kann über diesen Plan kommuniziert sowie die Zeiterfassung umgesetzt werden und er liefert die Basisinfos für die Lohnabrechnung.
Diese Vorteile sprechen für einen digitalen Schichtplan
Ein automatisierte und effizienter Schichtplan schont wichtige Ressourcen eines jeden Unternehmens. Die Mitarbeiter werden optimiert eingesetzt, dies vermeidet Umsatzverluste durch Planungsfehler. Sie profitieren in vielerlei Hinsicht von einem online Schichtplaner:
Weniger Arbeitsaufwand
Die digitalen Dienstpläne lassen sich sehr einfach und schnell pflegen. Arbeitszeiten für Prozesse, wie die Eintragung von Abwesenheiten, entfallen. Der online Schichtplan berücksichtigt bereits Überschneidungen und macht Sie darauf aufmerksam. So werden die verantwortlichen Mitarbeiter in der Personalabteilung auf Fehler hingewiesen, bevor diese zu teuren Fehlproduktionen führen.
Überall einsehbar
Zudem ist der Schichtplan von überall einsehbar, was diesen sehr flexibel macht. Mit einem mobilen Endgerät kann stets darauf zugegriffen werden. Änderungen werden in Echtzeit aktualisiert und sind sofort abrufbar. So können sich die Mitarbeiter frühzeitig auf ihre Schichten einstellen oder aber auch auf offene Schichten bewerben. Es muss nicht mehr individuell informiert und kommuniziert werden.
Schnell und effizient
Über einen online Schichtplaner können die Mitarbeiter auch direkt Urlaub beantragen, Verfügbarkeiten eintragen und Schichten ohne großen Kommunikationsaufwand tauschen. Das macht die Planung sehr effizient und erhöht gleichzeitig sogar die Mitarbeiterzufriedenheit.
Gesetzliche Vorschriften werden berücksichtigt
Das Arbeitsrecht ist relativ komplex und beinhaltet eine Menge Vorschriften, welche beachtet werden müssen. Dazu zählen Pausen-, Anwesenheits- und Arbeitszeiten. Eine digitale Software berücksichtigt diese Vorschriften automatisch und macht Sie auf Verstöße aufmerksam. Zudem können die Mitarbeiter ihr Smartphone als Stempelkarte nutzen und ihre Arbeitszeit direkt damit stempeln. Die Auswertung erfolgt als PDF Datei, sodass Sie Ihrer Dokumentationspflicht ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand nachkommen.
Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
All diese Punkte sorgen für eine deutlich höhere Mitarbeiterzufriedenheit. Wenn die Planung manuell gemacht wird, dann können Sie nicht auf alle Wünsche der Mitarbeiter eingehen oder diese berücksichtigen. Wenn Sie jedoch die Angestellten in die Planung einbeziehen, dann verbessert sich dadurch die Motivation sowie die Mitarbeiterbindung. Ebenso sorgen Sie für Transparenz und machen die Planung nachvollziehbar.
Keine Planungsfehler
Manuell erstellte Dienstpläne sind sehr fehleranfällig. Überschneidungen und Planungsfehler werden oftmals zu spät entdeckt und lassen sich nur mühsam wieder beheben. Zudem müssen die Daten oftmals noch in andere Formate übertragen werden, was sehr aufwändig ist. Durch einen online Plan erhalten Sie alles aus einer Hand und können direkt online alle Daten verarbeiten.
Genauer Überblick
Alle Daten stehen dem Personalbüro zur Verfügung und sind immer übersichtlich archiviert, sodass in kürzester Zeit darauf zurückgegriffen werden kann. Das vereinfacht die Arbeitsabläufe, spart Ressourcen und macht den gesamten Prozess deutlich schneller.
Profitieren Sie von den vielen Vorteilen einer online Schichtplanung und stellen Sie Ihr System um. Langfristig sparen Sie dadurch einiges an Ressourcen und somit Kosten.
Bildquelle: https://www.pexels.com/de-de/foto/nummern-zeit-uhr-std-7033891/
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