Vorteile der digitalen Lohnabrechnung für kleine und mittlere Unternehmen

Digitale Lohnabrechnung für kleine und mittlere Unternehmen

Auch kleine und mittlere Unternehmen profitieren vom digitalen Wandel. Oft werden Prozesse jedoch nicht digitalisiert, da es sich aus Sicht der Unternehmen nicht lohnt. Doch vor allem im Bereich der Human Ressources kann dadurch einiges an Zeit und Geld gespart werden. Dabei ist insbesondere die digitale Lohnabrechnung zu nennen, welche einfach und komfortabel digitalisiert werden kann.

Unterschied Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung

Als Arbeitgeber können Sie Ihre Mitarbeiter auf zwei verschiedene Arten entlohnen: über das Gehalt oder den Lohn. Beim Lohn wird der Arbeitnehmer über die erbrachten Arbeitsstunden bezahlt, der Endbetrag kann also je nach Monat variieren. Das Gehalt ist dagegen eine feste Summe, welche monatlich gezahlt wird. Wie lange der Mitarbeiter dann tatsächlich gearbeitet hat, spielt keine Rolle.

​​Lohnabrechnung erstellen – Outsourcing oder selbst?

Wird die Lohnabrechnung ausgelagert profitieren Sie von vielen Vorteilen. Sie sparen Zeit und können sich mehr auf das Kerngeschäft fokussieren. Zudem ist das Outsourcing meist günstiger, als extra Personal für die Lohnbuchhaltung einzustellen. Darüber hinaus sind externe Dienstleister immer auf dem neuesten Stand, wodurch Ihnen Rechtssicherheit geboten wird. Das Lohnrecht ist relativ komplex und wird oft geändert, für eigene Mitarbeiter ist es schwer, dabei immer auf dem neuesten Stand zu sein.

Wenn Sie die Erstellung der Lohnabrechnung online durchführen, können Sie die eigenen Mitarbeiter entlasten und profitieren von den automatischen Funktionen einer Software. So müssen lediglich die notwendigen Daten eingegeben werden, die Abrechnung selbst wird dann vom Online-Tool übernommen.

Es gibt nämlich auch einige Nachteile, die das Outsourcing an einen externen Dienstleister birgt. So sind Sie von diesem abhängig und müssen teilweise langfristige Verträge abschließen. Zudem werden Kompetenzen abgegeben, die Sie auch intern hätten fördern können.

Darüber hinaus geben Sie einiges an Kontrolle ab, da Dritte Einblicke in Betriebsinterna erhalten und vertrauliche Daten bearbeiten. Ebenso kommen immer wieder Missverständnisse vor, insbesondere wenn Anforderungen und Wünsche nicht klar an den Dienstleister kommuniziert werden. Dadurch geht dann wieder wertvolle Zeit verloren, die eigentlich eingespart werden sollte.

Was muss in der Abrechnung stehen?

Per Gesetz ist geregelt, was in einer Lohn- und Gehaltsabrechnung enthalten sein muss. Im Folgenden nun die einzelnen Bestandteile:

Kopfteil

  • Name und Anschrift des Arbeitgebers sowie des Arbeitnehmers
  • Bezugsdatum und Erstellungsdatum der Entgeltabrechnung
  • Steuerdaten und Sozialversicherungsdaten des Arbeitnehmers
  • Persönliche Daten / Vertragsdaten sowie Urlaubsdaten des Arbeitnehmers

Hauptteil

  • Brutto-Lohn oder Gehalt
  • Sachbezüge / geldwerte Vorteile
  • Vermögenswirksame Leistungen
  • Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
  • Steuerfreibeträge
  • Kirchensteuerabzug
  • Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers
  • Persönliche Abzüge
  • Aufwandsentschädigungen
  • Auszahlungsbetrag

Schlussteil

  • Kontodaten des Arbeitnehmers
  • Gesamtsumme des Arbeitgebers
  • Verdienstbescheinigung
  • ein Hinweis darüber, dass die Abrechnung gemäß § 108 Abs. 3 Satz 1 der Gewerbeordnung erstellt wurde

Vorteile der digitalen Lohnabrechnung

Gerade die Lohnabrechnung kann einfach digitalisiert werden. In kaum einem anderen Bereich gibt es so viele Routineabläufe, die automatisiert werden können. Darüber hinaus gibt es viele weitere Vorteile:

Steigerung der Effizienz:

Eine digitale Entgeltabrechnung kann im Bruchteil der Zeit, die ein Mensch dafür benötigt, erstellt werden. Dadurch agieren Sie deutlich effizienter.

Geringe Fehleranfälligkeit:

Eingegebene Daten werden auf Plausibilität überprüft, wodurch Falscheingaben und eine fehlerhafte Bedienung verhindert werden.

Kostenersparnis:

Je weniger Arbeitszeit für einen bestimmten Bereich aufgewendet werden muss, desto geringer fallen auch die Kosten dafür aus. Zudem müssen Sie bei einer digitalen Lohnabrechnung nur selten auf Fachpersonal wie Steuerberater zurückgreifen.

Gut aufgestellt für die Zukunft:

Halten Sie mit der Entwicklung schritt und gehen Sie den Weg der Digitalisierung. So bleiben Sie auch in der Zukunft gut aufgestellt und handlungsfähig.

Informationsgrundlage:

Die digitale Lohnabrechnung stellt Ihnen ständig aktuelle Daten zur Verfügung, auf deren Grundlage Sie Entscheidungen treffen können. So können Sie unmittelbar und zügig handeln.

Zeitersparnis:

Um Informationen zu früheren Vorgängen zu erhalten, müssen Sie nicht mehr lange in Ordnern blättern oder das Archiv durchwühlen: Durch eine Suchfunktion erhalten Sie innerhalb von wenigen Sekunden die benötigten Datensätze.

Digitalisieren Sie die Lohnabrechnung und profitieren Sie von den vielen Vorteilen. Sie sparen Zeit sowie Kosten und können den Mitarbeiter stets korrekte Lohn- oder Gehaltsabrechnungen vorlegen.

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