Die Vorteile der digitalen Buchhaltung

In früheren Zeiten wurde die Buchhaltung meist noch manuell über Bücher und Listen vorgenommen. Wer mit der Zeit gehen möchte, der sollte sich als Unternehmer auf eine elektronische Buchhaltung einstellen. Dies bedeutet, dass sämtliche Geschäftsvorfälle Ihres Unternehmens nahezu papierlos abgewickelt werden können. Beispielsweise werden hierbei die Ausgangsrechnungen digital erstellt und auch gleich versandt. Eingangsrechnungen und wichtige Dokumente Ihres Rechnungswesens lassen sich einscannen und digital archivieren. Dies bietet Ihnen eine transparente und finanzamtssichere Dokumentation. Mit einer passenden Buchhaltungssoftware lassen sich die einzelnen Buchungsprozesse automatisch anstoßen.

Wie Sie von einer digitalen Buchhaltung profitieren

Viele Unternehmer fragen sich vielleicht, warum es Sinn macht, in eine elektronische Buchhaltung zu investieren. Anzumerken ist, dass in heutiger Zeit generell der Schriftverkehr über ein modernes PC-System abgewickelt wird. So liegt es nahe, dass man auch die Buchhaltung mit geeigneter Software ausstatten sollte. Die wichtigsten Punkte möchten wir Ihnen hier kurz vorstellen.

1. Automatisierung sorgt für Zeitersparnis

Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in Ihrer Buchhaltung werden sich über eine moderne Buchhaltungssoftware freuen. Die Arbeit lässt sich wesentlich einfacher bewerkstelligen. Für Sie als Unternehmer bedeutet dies aber auch gleichzeitig eine Zeitersparnis, wenn die täglichen Buchungsvorgänge automatisiert werden. Ihre Beschäftigten haben hierdurch wesentlich mehr Zeit, sich um andere Aufgaben zu kümmern.

2. Sie entlasten Ihre Archivräume

Die traditionelle Buchhaltung mit vielen Papierdokumenten lässt Ihre Archivräume platzen. In vielen Betrieben stapeln sich die Belege bis an die Decke. Ein Wiederfinden ist hier nur schwer möglich. Mithilfe der digitalen Archivierung der gescannten Belege können Sie Ihre Archivräume entlasten. Sie benötigen lediglich ausreichend Festplattenspeicher bzw. ein eignes Serversystem. Ebenso lassen sich digitale Buchungsunterlagen heute auch in einer Cloud sicher speichern. Vorteilhaft ist, dass Sie auf diese Daten auch von unterwegs zugreifen können. Ebenso wird der Datenaustausch mit dem Steuerberater und dem Finanzamt vereinfacht.

3. Senken Sie Ihre Fixkosten

Mit einer digitalen Buchhaltung bzw. einer geeigneten Software, wie beispielsweise dem Testsieger von lexoffice, können Sie Ihre Fixkosten für Drucker, Verbrauchsmaterialien, Papier und auch Räumlichkeiten reduzieren. Für eine ordnungsgemäße Archivierung müssen Sie nicht mehr große Archivräume vorhalten. Ebenso können Sie auch Aktenordner und Aktenschränke einsparen.

4. Jederzeitige Verfügbarkeit der Daten

Mithilfe einer elektronischen Buchhaltung und ggf. einer Cloudanbindung haben Sie die Möglichkeit, von überall auf Ihre Geschäftsvorfälle und Buchhaltungsdaten zuzugreifen. Bei Rückfragen und wichtigen Analysen stehen Ihnen die gewünschten Daten jederzeit in aufbereiteter und übersichtlicher Form zur Verfügung. Ein zeitaufwändiges Suchen in Akten entfällt. Damit sparen Sie letztlich eine Menge an Zeit. Ihre Mitarbeiter in der Buchhaltungsabteilung brauchen sich nur noch um die wichtigen Angelegenheiten kümmern.

5. Eine hohe Rechtssicherheit ist gewährleistet

Zuverlässige Anbieter einer modernen Buchhaltungssoftware stehen Ihnen jederzeit mit Rat und Tat zur Seite. Dank eines automatischen Update-Services bleibt Ihre Software immer auf dem neuesten Stand der Technik. Ebenso werden dabei auch die steuerrechtlichen Vorgaben angepasst. Dies sorgt letztlich für mehr Rechtssicherheit.

6. Bleiben Sie wettbewerbsfähig

Mit einer digitalen Buchhaltung bleiben Sie als Unternehmer wettbewerbsfähig. Wenn beispielsweise einer Ihrer Geschäftspartner auf das elektronische System EDI (Electronic Data Interchange) umstellt, können Sie problemlos mit ihm kommunizieren. Es wäre fatal, wenn Sie in diesem Fall noch ausschließlich mit Papierunterlagen arbeiten würden. Mit einer guten Buchhaltungssoftware bleiben Sie somit wettbewerbsfähig.

7. Analysen werden einfacher

In vielen Bereichen Ihres Unternehmens spielen Statistikzahlen für Analysen eine wichtige Rolle. Mit einer digitalen Buchhaltung sind diese Zahlen jederzeit verfügbar und können im Firmennetzwerk weiter ausgewertet werden. Sie teilen diese Daten mit den erforderlichen Stellen oder Ihrem Steuerberater. Ebenso ist es damit möglich, Ihre E-Bilanz an die zuständigen Stellen zu versenden. Generell lassen sich somit Analysen wesentlich einfacher vornehmen.

8. Voraussetzung für eine sichere Kommunikation

Wie eingangs erwähnt, bietet die digitale Buchhaltung den Vorteil einer vereinfachten Kommunikation zwischen Steuerberater und Finanzamt. Über digitale Schnittstellen lassen sich die nötigen Buchhaltungsdaten sicher und schnell austauschen. Damit sparen Sie nicht nur viel Zeit, sondern senken unter Umständen auch noch den Zeitaufwand Ihres Steuerberaters. Dies wird sich möglicherweise auch auf das Steuerberaterhonorar auswirken.

9. Verbesserter Schutz

Papierdokumente können unter Umständen schon einmal abhandenkommen. Vielleicht hat ein Mitarbeiter versehentlich wichtige Buchungsvorgänge falsch abgelegt oder falsch abgeheftet. Wenn sämtliche Geschäftsvorfälle und Buchungsunterlagen gescannt und elektronisch archiviert werden, kann es zu keinem Datenverlust mehr kommen. Diese Vorgänge könne auch noch nach vielen Jahren nachvollzogen werden. Bei möglichen Betriebsprüfungen stehen die Daten jederzeit zur Verfügung.

Es kommt auf eine gute Planung an

Wenn Sie Ihr Unternehmen mit einer digitalen Buchhaltung ausstatten möchten, sollten Sie auf geeignete Fachkräfte aus dem IT-Bereich zurückgreifen. Diese können zunächst die technischen Voraussetzungen schaffen und auch für die Installation der neuen Buchhaltungssoftware sorgen. Die meisten Softwarehersteller haben diese Programme so konzipiert, dass diese nahezu selbsterklärend sind. Dennoch können eine zusätzliche Schulung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nicht schaden.

Folgende Schritte sollten Sie dabei beachten:

• Wählen Sie einen Administrator, der bei Fragen zur neuen Software den Beschäftigten in der Buchhaltungsabteilung schnell zur Seite stehen kann.
• Stellen Sie technikaffines Personal für die Handhabung der Software ein oder schulen Sie bestehendes Personal.
• Binden Sie auch frühzeitig Ihren Steuerberater beim Wechsel auf die digitale Buchhaltung mit ein.
• Natürlich muss auch die vorhandene Hardware ausreichend dimensioniert sein, um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren.
• Setzen Sie sich mit Ihren IT-Fachleuten zusammen, um die Anschaffung einer neuen Buchhaltungssoftware zu planen. Auch hier sollte der Steuerberater bzw. die Steuerberaterin anwesend sein und beratend zur Seite stehen.
• Führen Sie eine sogenannte Tax-Compliance-Prüfung durch, mit der die Buchhaltungssoftware auf ihre Ordnungsmäßigkeit und den gesetzlichen Vorgaben überprüft werden kann. Achten Sie auf die aktuellen Vorgaben der Finanzbehörden.

Fazit

Eine digitale Buchhaltung ist in heutiger Zeit kaum wegzudenken. Bei einer Betriebsprüfung wird dabei die Arbeit des Steuerberaters und der Prüfer wesentlich vereinfacht. Die alltäglichen Geschäftsvorfälle können effizient und sicher verarbeitet werden. Jahresabschlüsse und Bilanzdaten lassen sich damit noch schneller analysieren. Dies ist auch für den wirtschaftlichen Erfolg Ihres Unternehmens von großer Bedeutung.