In einer Lohn- oder Gehaltsabrechnung wird festgehalten, aus welchen Elementen das Einkommen von Angestellten in einem spezifischen Zeitabschnitt zusammengesetzt ist. Mithilfe der Abrechnung können sowohl Arbeitnehmer beziehungsweise Arbeitnehmerinnen als auch Arbeitgeber die erfolgte Auszahlung des Entgelts überblicken. Der Überbegriff „Entgeltabrechnung“ umfasst sowohl die Lohnabrechnung als auch die Gehaltsabrechnung.
Der Unterschied zwischen Lohn- und Gehaltsabrechnung
Wer zum ersten Mal eigenständig eine Lohnsteuerabrechnung erstellen möchte, sollte im Voraus die essenziellen Begriffe und Grundlagen wissen.
Arbeitgeber haben zwei Möglichkeiten, ihre Beschäftigten zu vergüten: mittels Lohn oder Gehalt. Beim Lohn werden die Beschäftigten entsprechend ihrer geleisteten Arbeitsstunden bezahlt, wodurch der Endbetrag monatlich variieren kann. Teilweise kann hier auch ein Prämienlohn in Betracht kommen.
Das Gehalt hingegen stellt eine feste monatliche Summe dar, die unabhängig von der tatsächlich erbrachten Arbeitszeit an die Beschäftigten ausgezahlt wird.
In der Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung, die übrigens auch als „Payroll“ bezeichnet wird, wird im Hauptteil unter dem Abschnitt „Brutto-Bezüge“ vermerkt, ob es sich um Lohn oder Gehalt handelt. Der Hauptunterschied zwischen Lohn- und Gehaltsabrechnung liegt somit primär in der Methode zur Berechnung des Brutto-Entgelts.
Erstellung einer Gehaltsabrechnung
Die Erstellung der Lohn- oder Gehaltsabrechnung erfolgt entweder intern innerhalb des Unternehmens oder extern durch spezialisierte Dienstleister. Die verantwortliche Stelle, die für diese Aufgabe zuständig ist, wird als Lohnabrechnungsstelle bezeichnet. Wenn das Unternehmen die Abrechnung selbst durchführt, übernimmt in der Regel die interne Abteilung, oft die Personalabteilung, die Funktion der Lohnabrechnungsstelle. Die hierzu erforderlichen Daten werden mithilfe einer speziellen Software erhoben und ausgewertet. Externe Lohnabrechnungsstellen umfassen Lohnbüros, Steuerberater beziehungsweise Steuerberaterinnen sowie Steuerkanzleien.
Um die Lohnabrechnung ordnungsgemäß durchzuführen, benötigt die beauftragte Lohnabrechnungsstelle – sei es intern oder extern – sämtliche relevanten Daten für die Abrechnung, darunter Gehalts- und Lohndaten sowie Arbeitszeiten.
Vorteile, die Gehaltsabrechnung selbst zu erstellen
Obwohl das eigenständige Erstellen der Gehaltsabrechnung Zeit beanspruchen kann und gelegentlich auch Geduld erfordert, gibt es diverse Gründe, die dafürsprechen, mithilfe geeigneter Software diese Aufgabe eigenständig anzugehen:
Kosteneffizienz: Bei interner Bearbeitung bleiben die Kosten in der Regel überschaubar, im Gegensatz zur Nutzung externer Dienstleister, die oft mit hohen Ausgaben verbunden ist.
Selbstbestimmung: Man behält die volle Kontrolle über den Prozess und hat jederzeit uneingeschränkten Zugriff auf sämtliche relevanten Informationen.
Datenschutz: Durch die interne Abwicklung der Lohnabrechnung entfällt die Notwendigkeit, sensible Daten an Dritte weitergeben zu müssen.
Hilfereiche Tools
Um die Lohnabrechnung erfolgreich zu erstellen, ist es wichtig, die passende Lösung zu identifizieren, die den individuellen Anforderungen und den Gegebenheiten des Unternehmens am besten gerecht wird. Hierbei stehen verschiedene Optionen zur Auswahl:
- Excel-Tabellen
- Professionelle Software
- Onlinerechner
- Vorgefertigte Muster und Vorlagen
Zu beachtende Pflichten
Gemäß § 108 der Gewerbeordnung (GewO) sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, allen Beschäftigten eine Entgeltabrechnung zuzustellen, wenn das Arbeitsentgelt ausgezahlt wird.
Aufgrund von Vorschriften im Steuer- und Sozialversicherungsrecht unterliegen Dokumente einer bestimmten Aufbewahrungsfrist. Selbst nach einer erfolgten Kündigung müssen diese Unterlagen oft über viele Jahre hinweg aufbewahrt werden.
Für steuerrechtliche Dokumente wie Entgeltabrechnungen oder Nachweise für den Lohnsteuerabzug beträgt die Aufbewahrungsfrist sechs Jahre gemäß § 41 des Einkommensteuergesetzes (EStG). Wenn diese Dokumente auch für betriebliche Gewinnermittlungen relevant sind, muss die Aufbewahrung sogar zehn Jahre lang erfolgen.
Dokumente im Zusammenhang mit sozialversicherungsrechtlichen Angelegenheiten, wie etwa Beitragsabrechnungen für Sozialversicherungsträger, müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Bei Unterlagen, die Ansprüche auf Leistungen aus der betrieblichen Altersvorsorge dokumentieren, erlischt die Aufbewahrungsfrist erst nach 30 Jahren gemäß § 18a des Betriebsrentengesetzes (BetrAVG).
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