Veranstaltungen sind ein Teil des Marketings und können den Bekanntheitsgrad Ihres Unternehmens nach vorne bringen. Je interessanter ein solches Event ist, umso mehr Interessenten werden angesprochen. Leider können nicht alle potenziellen Kunden und Kundinnen an einem bestimmten Ort eingeladen werden. Um dennoch eine Vielzahl zu erreichen, gibt es die Möglichkeit der Hybriden Events. Um was es dabei geht, soll der nachfolgende Ratgeber zeigen.
Was sind eigentlich Hybride Events?
Ein hybrides Event ist eine öffentliche Veranstaltung, bei der verschiedene Veranstaltungstypen, Erlebnisebenen oder kulturelle Bereiche miteinander kombiniert werden, um einen neuen Veranstaltungstypus zu schaffen. Bekannte Beispiele dafür sind der Christopher Street Day, der politischen Protest und karnevaleske Elemente vereint oder Poetry-Slams, die Literaturlesungen und sportliche Wettkämpfe miteinander kombinieren. Natürlich gibt es auch im Unternehmensbereich mittlerweile interessante Kombinationen.
In der wirtschaftswissenschaftlichen Literatur wird der Begriff etwas enger definiert und bezieht sich auf die Kombination von Elementen der Live-Kommunikation mit virtueller Kommunikation bei Veranstaltungen.
Einige hybride Events sind eine Unterkategorie von Online-Veranstaltungen, bei denen eine Präsenzveranstaltung mit einer virtuellen Veranstaltung kombiniert wird. Das Ereignis findet vor einem Publikum statt und wird per Live-Stream für Zuschauer außerhalb der Veranstaltung übertragen. Die Verantwortlichen können entscheiden, ob das Veranstaltungsvideo nur in Echtzeit verfügbar sein soll oder ob es auch zu einem späteren Zeitpunkt abgerufen werden kann.
Ideal für Beschäftigte und Kunden
Als digitale Mischform vereint das hybride Event eine physische Veranstaltung mit einem virtuellen Ereignis. Es bietet den Teilnehmern die Möglichkeit, über eine Online-Plattform interaktiv teilzunehmen, z.B. durch Webcam-Zuschaltungen, Fragerunden, Kommentare und Reaktionen. Durch die Analyse von Nutzerdaten können Veranstalter und Publikum zudem Informationen über die Teilnehmer erhalten, wie z.B. wer, wann, von wo und wie lange zugeschaltet hat oder auch demografische Daten wie Geschlecht und Alter.
Um an der virtuellen Veranstaltung teilzunehmen, können Teilnehmer ein virtuelles Ticket erwerben, das den Zugang zu einer möglicherweise kostenpflichtigen Paywall ermöglicht.
Hybride Events werden in der Eventbranche in verschiedenen Formen genutzt, wie z.B. virtuelle (Handels-)Messen, digitale Jobbörsen, Online-Schulungen, virtuelle Konferenzen, Online-Verkaufstreffen, Haupt- und Generalversammlungen sowie virtuelle Konzerte oder Festivals. Speziell für Unternehmer eignen sich diese Techniken für Mitarbeiterschulungen, aber auch für Produktvorstellungen gleichermaßen.
Welche Vorteile bieten Hybride Events Ihrem Unternehmen?
Die folgenden Vorteile bieten Hybride Events:
- Zuschauer teilhaben lassen: Es ist möglich, dass jeder Zuschauer, auch von weit entfernten Orten, dabei sein kann
- Eventaufzeichnung bereitstellen: Das Event lässt sich später im Internet ansehen, falls man nicht live teilnehmen konnte
- Sprecher live zuschalten: Ein Sprecher, der z.B. einen vollen Terminkalender hat oder weit entfernt lebt, kann per Live-Zuschaltung dabeisein
- Reisekosten sparen: Es ist möglich, ohne Anreise von überall auf der Welt teilzunehmen, um die CO2-Bilanz zu schonen
- Verschiedene Orte verbinden: Verschiedene Veranstaltungsorte lassen sich zusammenbringen und mit interessanten Gästen verknüpfen, um das Publikum zu begeistern
- Höchste Produktionsqualität: Das Event lässt sich so professionell präsentieren wie erfolgreiche TV-Shows
So gehen Sie mit der Zeit
Eine Kombination aus einer Präsenzveranstaltung und einem virtuellen Event bedeutet, dass eine begrenzte Anzahl von Teilnehmern persönlich anwesend ist, während die Veranstaltung gleichzeitig online per Webcast oder Livestream übertragen wird. So haben auch diejenigen, die nicht physisch anwesend sein können, die Möglichkeit, an der Veranstaltung teilzunehmen oder sich im Nachhinein eine Aufzeichnung anzusehen.
Im Vergleich zu einem herkömmlichen Videokonferenzsystem bietet ein Webcast oder Livestream deutlich mehr Möglichkeiten. Durch den Einsatz von mehreren Kameras wirkt das Bild dynamischer und bietet dem Publikum ein angenehmeres Seherlebnis. Sie haben die Möglichkeit, zwischen den verschiedenen Referenten oder Diskussionsteilnehmern hin- und herzuschalten oder den Livestream mit Einblendungen wie Bauchbinden oder Untertiteln zu ergänzen. Zudem können vorproduzierte Videos elegant in eine Präsentation oder Diskussion integriert werden. Der Webcast bietet auch die Möglichkeit, mit den Gästen zu interagieren, beispielsweise durch eine Chatfunktion, Abstimmungen, Wortwolken oder Multiple-Choice-Fragen. Sowohl das Publikum vor Ort als auch das virtuelle Publikum kann in diese Interaktionen eingebunden werden.
Die technischen Anforderungen für hybride Veranstaltungen sind in der Regel etwas komplexer als bei reinen Online- oder Offline-Events, da eine Verbindung zwischen den beiden Welten hergestellt werden muss. Es ist daher wichtig, im Vorfeld eine umfassende Planung durchzuführen, um sicherzustellen, dass alle technischen Anforderungen erfüllt werden und die Veranstaltung reibungslos abläuft. Unternehmen sollten sich hier an einen professionellen Serviceanbieter wenden, um das Event professionell und zuverlässig auszurichten.
Infolge der Covid-19-Pandemie und des wachsenden Interesses an digitalen Lösungen gewinnen Hybride Events zunehmend an Bedeutung. Durch die Entwicklung innovativer Interaktionsformen verschwimmen die Grenzen zwischen physischem und virtuellem Raum immer mehr, was ganz neue Erlebnisse ermöglicht und Ihre Gäste begeistern kann.
Auch unter herausfordernden Bedingungen wie Kontaktbeschränkungen oder begrenzter Raumkapazität können Sie erfolgreiche Großveranstaltungen mit unbegrenzter Teilnehmerzahl organisieren.
Welche Veranstaltungsformate haben sich bewährt?
Es existieren zahlreiche unterschiedliche hybride Veranstaltungsformate, die flexibel an die Bedürfnisse und Ziele der Veranstaltung angepasst werden können. Eine Auswahl an Beispielen sind:
- Hybridkonferenzen und -kongresse: Konferenzen, bei denen ein Teil der Teilnehmenden in Person anwesend ist und ein anderer Teil online teilnimmt
- Hybride Messen, Produktpräsentationen und Verkaufsshows: Messen, bei denen Aussteller und Besucher sowohl vor Ort als auch virtuell präsent sind
- Hybridseminare: Seminare, bei denen einige Teilnehmer vor Ort und andere online anwesend sind
- Hybride Konzerte und Festivals: Konzerte, bei denen das Publikum entweder im Veranstaltungsort oder virtuell feiert
- Hybride Workshops, Schulungen und Fortbildungen: Workshops, bei denen die Teilnehmer sowohl vor Ort als auch online aktiv teilnehmen können
- Hybridausstellungen: Ausstellungen, die sowohl physisch als auch online besucht werden können
- Hybrides Theater: Theateraufführungen, die live vor Ort oder online gestreamt werden können
- Hybride Sportevents: Sportliche Veranstaltungen, bei denen das Publikum entweder vor Ort oder virtuell mitfiebern kann
Natürlich existieren noch viele weitere hybride Veranstaltungsformate, die mit zunehmender Beliebtheit und Bekanntheit von hybriden Events stetig weiterentwickelt werden. Um eine reibungslose Durchführung zu garantieren, ist es von großer Bedeutung, im Vorfeld eine detaillierte Planung durchzuführen und sicherzustellen, dass sämtliche technischen Anforderungen erfüllt sind. Idealerweise beauftragen Sie als Unternehmer beziehungsweise Unternehmerin einen kompetenten Berater für Veranstaltungstechnik.
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