Entgeltabrechnungen für Unternehmer

Entgeltabrechnungen

In traditionellen Firmen kümmert sich um die Lohnabrechnung in aller Regel die Lohnbuchhaltung. Hierfür werden ein bis mehrere Mitarbeiter abgestellt, die sich ausschließlich um diese Personalangelegenheiten kümmern. Jedoch hat sich gezeigt, dass immer häufiger Unternehmen diese Aufgaben auf Dritte auslagern. Hier kommt es natürlich in erster Linie auf die Größe des eigenen Unternehmens an. Große Konzerne und öffentliche Verwaltungen sind mittlerweile dazu übergegangen, die Entgeltabrechnung auszulagern. Damit lassen sich auf der einen Seite enorme Personalkosten einsparen, andererseits ist aber auch sichergestellt, dass die Mitarbeiter zuverlässig ihre Lohnabrechnung erhalten.

Von wem werden Entgeltabrechnungen durchgeführt

Entgelt- oder Lohnabrechnungen spielen für jeden Arbeitgeber eine wichtige Rolle. So verpflichtet zum Beispiel auch die Gewerbeordnung Unternehmer, dass diese ihren Mitarbeitern jeden Monat eine Gehaltsabrechnung aushändigen müssen. Jedoch haben Sie als Unternehmer diesbezüglich viele Möglichkeiten zu deren Erledigung.

Einzelunternehmer und Startups haben gar keine oder nur wenige Mitarbeiter. In diesem Fall erledigen Sie als Chef meist selbst die monatliche Entgeltabrechnung. Bei kleineren und mittleren Unternehmen wird in aller Regel ein Mitarbeiter für diese Personalangelegenheit abgestellt. Zum Teil ist sogar die Sekretärin des Chefs dafür verantwortlich.

Je größer das Unternehmen ist, umso umfangreicher wird auch eine Lohn- und Gehaltsabrechnung. Wie zuvor erwähnt, gibt es eigene Personalabteilungen oder Lohnbuchhaltungen, die sich ausschließlich mit diesen Aufgaben beschäftigen. Hier sind verständlicherweise viele Arbeitskräfte gebunden, die unter Umständen für andere Aufgaben eingesetzt werden können.

Kleine und mittlere Unternehmen lassen die Entgeltabrechnungen zum Teil auch von ihrem Steuerberater erledigen. In diesem Fall ist von einem Outsourcing die Rede. Steuerberater nutzen in diesem Fall meist eine eigene Software. Hier kann es zu Fehlern kommen, wenn darin zum Beispiel anstelle des 15. eines Monats versehentlich der 1. des Monats in der Abrechnung auftaucht.

Falls Unternehmer sich daher entscheiden, einen Dritten mit der Entgeltabrechnung zu beauftragen, dann sollten diese bei der Auftragsvergabe aufpassen, dass nicht nur die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden, sondern auch das Mitarbeitergehalt wirklich am gewünschten Tag ausgezahlt wird. Eine interessante Alternative stellen zum Beispiel die Entgeltabrechnung Lösungen von haveldata dar. Hiermit werden Lohn- und Gehaltsabrechnungen professionell verwaltet und pünktlich ausgezahlt.

Den Datenschutz beachten

Es bietet für Unternehmer zahlreiche Vorteile, die Lohn- und Gehaltsabrechnungen auszulagern. Jedoch dürfen hierbei nicht alleine die Kosten im Vordergrund stehen. Drittanbieter solcher Dienstleistungen müssen den hohen Anforderungen des Datenschutzes entsprechen. Schließlich geben Sie als Unternehmer die persönlichen Daten Ihrer Beschäftigten an ein anderes Unternehmen weiter. Neben den persönlichen Daten handelt es sich hierbei auch um schützenswerte Gehaltsdaten. Es wäre fatal, wenn diese Datenbestände in falsche Hände gelangen würden. Aus diesem Grund ist bei einem solchen Unterfangen in den größeren Betrieben auch regelmäßig der Betriebsrat anzuhören.

Bei professionellen Anbietern von externen Lohn- und Gehaltsabrechnungen wird auf Transparenz und Datenschutz großen Wert gelegt. Zum Teil sind diese Unternehmen TÜV-zertifiziert. Um auf dem Markt bestehen zu können, sorgen diese Dienstleister von sich aus dafür, dass die Entgeltabrechnungen den aktuell, gesetzlichen Vorschriften und natürlich den Datenschutzbestimmungen entsprechen.

Als Unternehmer müssen Sie jederzeit den vollständigen Einblick in die gespeicherten Daten haben. Somit ist es möglich, kurzfristige Veränderungen anzumelden. Immerhin müssen neue Mitarbeiter schnellstens in den Datenbestand eingepflegt werden. Diese müssen sicher sein, dass zum nächsten Auszahlungstermin das Gehalt auch wirklich ausgezahlt wird. Gekündigte oder auf andere Weise ausgeschiedene Mitarbeiter müssen ebenfalls berücksichtigt werden. So müssen bestimmte Leistungen rechtzeitig gestoppt werden, sodass es hier nicht zu unberechtigten Auszahlungen kommt.

Outsourcing lohnt sich für Unternehmer

Die Lohnbuchhaltung stellt einen besonderen Bereich in einem Unternehmen dar. Hier müssen sich die Mitarbeiter nicht nur mit den Buchungsvorgängen vertraut machen, sondern auch ausreichende Kenntnisse über das geltende Tarifrecht haben. Es ist daher vonnöten, dass die dortigen Mitarbeiter eines Personalbüros regelmäßig geschult werden. Diese Weiterbildungsmaßnahmen können im Laufe der Zeit recht teuer werden. Die Kosten müssen daher im Budget eines Unternehmens zur Verfügung stehen.

Wie zuvor erwähnt, werden in einem Personalbüro Mitarbeiter für Entgeltabrechnungen bereitgestellt. Nicht immer sind diese aus Zeitgründen in der Lage, nebenbei andere, für den Betrieb ebenfalls wichtige Tätigkeiten zu übernehmen. Gebundenes Personal kostet somit viel Geld. Es ist verständlich, wenn ein Betrieb, der ein bestimmtes Produkt produziert, nicht gerne zusätzliches Personal einstellt, welches lediglich die Aufgabe hat, korrekte Gehaltszahlungen zu erstellen. Das Aufgabengebiet dieser Mitarbeiter steht häufig in keinem Verhältnis zum Verdienst.

Ein externes Personalbüro kann hier für mehr Transparenz sorgen. Die eigentlichen Personalaufgaben lassen sich sehr gut auf einen Dienstleister auslagern. Dennoch muss dieser natürlich mit dem Unternehmen eng zusammenarbeiten. Bei Personalentscheidungen ist nach wie vor der direkte Vorgesetzte gefragt. Aber für regelmäßige Gehaltszahlungen muss niemand im eigenen Betrieb angestellt werden.

Ein Drittanbieter für die Erstellung und Verwaltung von Entgeltabrechnungen kann ein Unternehmen viel Geld sparen. Hier kommt es natürlich auch auf den Umfang der übertragenen Tätigkeiten an. Regelmäßige Gehaltszahlungen lassen sich gut automatisieren. Eine Software erstellt jeden Monat einen Gehaltsbogen, der automatisch auf dem Postwege an die betroffenen Mitarbeiter versandt wird.

Natürlich kann nicht nur die Entgeltabrechnung selbst ausgelagert werden, sondern natürlich auch noch eine Vielzahl weiterer Aufgaben eines Personalbüros.

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