Die Auftragsverwaltung spielt in Unternehmen eine bedeutende Rolle. In den Buchhaltungen werden daher unterschiedliche Auftragsverwaltungsprogramme verwendet. Einige Lösungen beschäftigen sich lediglich mit der Rechnungserstellung, andere verwalten auch gleich die Kunden- und Lieferdaten, können Warenbestände organisieren, liefern automatische Banking-Module und können zudem alle notwendigen Kennzahlen liefern. Worauf es bei einer richtigen Rechnungserstellung ankommt, soll dieser Ratgeber kurz aufzeigen.
Worauf kommt es bei der Rechnungserstellung an?
Seit dem 1.1.2017 gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung von Büchern (GoBD) vollumfänglich. Hierbei handelt es sich um spezielle Vorgaben des Bundesfinanzministeriums. In der GoBD wird vorgeschrieben, dass alle Geschäftsvorgänge unveränderbar aufgezeichnet werden müssen. Hierzu gehören auch ausgestellt Rechnungen an Kunden und Lieferanten.
In früheren Zeiten haben Unternehmen vielfach einfache Mustervorlagen in Word und Excel verwendet. Leider sind die mit Office-Programmen erstellten Dokumente veränderbar. Sie stehen daher im Konflikt mit den GoBD. Unternehmer sollten daher prüfen, ob die verwendeten Vorlagen für die Rechnungserstellung mit den Richtlinien der GoBD übereinstimmen.
Es ist daher wichtig, sich auf gesetzeskonforme Lösungen zu spezialisieren. Mit einer professionellen Buchhaltungssoftware werden die geforderten Vorgaben automatisch erfüllt. Damit lassen sich effizient und sicher Angebote, Rechnungen, Mahnungen und vieles weitere mehr gesetzeskonform erstellen.
Was sollte ein gutes Rechnungsprogramm können?
Zunächst sollte die verwendete Software einfach zu bedienen sein. Hier kommt es auf die Oberflächenbenutzung an. Firmeneigene Vorlagen sollten im Rechnungsprogramm hinterlegt werden können. Für eine einfache Rechnungserstellung ist es von Vorteil, wenn aus einer Datenbank die Kundendaten ausgewählt werden können. Hier lässt sich zwischen Neu- und Bestands-Kunden unterscheiden. Nach Eingabe des Rechnungsdatums wird die Rechnungsnummer automatisch vergeben. Aus der vorgenannten Datenbank kann zugleich auch die jeweilige Kundennummer integriert werden.
Wichtig für die Rechnungserstellung ist eine übersichtliche Eingabemaske, in welcher die verkauften Produkte, Mengen, Preise, Steuersätze und mögliche Rabatte Berücksichtigung finden. Eine gute Software errechnet automatisch den Gesamtbetrag und weist auch gleich die Umsatzsteuer aus. Anschließend müssen noch die Zahlungsbedingungen ausgewählt werden. Hier werden beispielsweise Skonto, Rabatte, Zahlungsziel und Bezahlmöglichkeiten festgelegt. Da meist viele dieser Rechnungen in derselben Form erstellt werden, lassen sich idealer Weise die Voreinstellungen speichern. Eine professionelle Rechnungserstellung kann die Rechnung auch in einer anderen Sprache übersetzen.
Zuletzt gibt es noch eine Vorschau. Das Layout sollte bei Bedarf angepasst werden können. Danach kann die erstellte Rechnung ausgedruckt, als PDF gespeichert und gegebenenfalls online versandt werden. Wichtig ist, dass eine rechtskonforme Ablage im Dateisystem erfolgt.
Was verbirgt sich hinter der GoBD?
Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. In diesen Grundsätzen wird geregelt, in welchem Umfang und wie lange bedeutsame Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden müssen. In aller Regel geht man hier von einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren aus.
Die GoBD richtet sich nicht nur an Groß-Unternehmen, sondern betrifft alle Unternehmensformen. Hierzu gehören auch Selbstständige und Freiberufler. Wie zuvor dargelegt, müssen hierbei zum Beispiel Rechnungen unveränderbar abgespeichert werden. In diesen Richtlinien werden unter anderem beschrieben:
- der Einsatz von Software nach der GoBD,
- eine GoBD-konforme Arbeitsweise,
- die revisionssichere Archivierung sowie
- die vollständige Dokumentation aller Verfahren.
Mittlerweile werden von der GoBD auch mobile Lösungen zur Erfassung von Geschäftsvorfällen und Rechnungserstellung abgedeckt.
Die Pflichten des Unternehmers
Steuerpflichtige Unternehmer haften für ihre Buchführung selbst und können diesbezüglich nicht auf ihren Steuerberater oder die eingesetzte Software verweisen. Alle steuerrelevanten Daten, wie Buchungen, Belege und Rechnungen, müssen unveränderbar und kontinuierlich gespeichert werden. Mit der Erfassung sollten sich Unternehmer nicht übermäßig viel Zeit lassen. Es kommt hier auf eine zeitnahe Registrierung der Geschäftsvorfälle an. Damit wird eine lückenlose Archivierung der relevanten Daten gewährleistet. Generell müssen sämtliche Buchungsvorfälle nachvollziehbar und transparent sein. Dies ist insbesondere bei einer unangemeldeten Steuerprüfung von Vorteil. Abhilfe schafft hier eine moderne Buchhaltungssoftware.
Antworten