Firmenstempel – Pflicht oder sinnvolle Ergänzung?

ansicht verschiedener firmenstempel
Abb. 1 - Firmenstempel gehören zur Standardausstattung der meisten Büros. Sie sorgen für Glaubwürdigkeit und Seriosität im Schriftverkehr.

Für Gründer und Geschäftsführer stellt sich immer wieder die Frage, welches Equipment im Arbeitsalltag notwendig ist. Manche Dinge gehören zu einer Firma einfach dazu, andere erscheinen zunächst unnötig, erweisen sich dann allerdings doch als hilfreich. Natürlich gibt es zudem zahlreiche Gegenstände, die unumgänglich sind, wenn eine Firma gegründet wird. Gehört ein Firmenstempel hier dazu? Wozu benötigen Unternehmen überhaupt einen Stempel und was ist darauf zu finden? Diese Fragen werden hier beantwortet.

Wofür ist ein Firmenstempel sinnvoll?

Zunächst einmal wirkt die Verwendung eines Firmenstempels äußerst seriös. Geschäftspartner, Kunden und Auftraggeber finden relevante Informationen auf dem Stempelabdruck und für den Unternehmer ist es so besonders einfach, wichtige Angaben unter Dokumente zu setzen. Vor allem in größeren Unternehmen unterstreicht die Verwendung eines Firmenstempels die Entscheidungsbefugnis der einzelnen Mitarbeiter. Das macht sie glaubwürdiger und vereinfacht geschäftliche Korrespondenz. Auf folgenden Unterlagen ist ein Unternehmensstempel gewünscht:

  • Mietverträge für Räumlichkeiten
  • Verträge mit Kunden, Zulieferern und anderen Geschäftspartnern
  • Quittungen und Rechnungen
  • Arbeitsverträge oder Kündigungen
  • Arbeitszeugnisse

Für die letzten beiden Punkte ist allerdings eine handschriftliche Unterschrift ebenfalls erforderlich, damit das Dokument rechtsgültig ist.

Wichtig: Vermieter von Geschäftsräumen erwarten nicht selten einen Firmenstempel, der beweist, dass eine Person wirklich unterschriftsberechtigt für eine Firma ist. Hier führt also nur in wenigen Fällen ein Weg um einen Unternehmensstempel herum.

holzstempel auf stempelkissen
Abb. 2 – Ob einfacher Holzstempel oder moderner Stempel aus Stahl mit integriertem Kissen – der Inhalt ist das, worauf es ankommt.

Der Aufbau eines Firmenstempels: Farbe, Inhalt und mehr

Es gibt verschiedene Arten von Stempeln, die als Firmenstempel in Frage kommen. Besonders beliebt sind Stempelautomaten, die mit einem Stahlgehäuse versehen sind. Sie kommen mit einem integrierten Stempelkissen und sind vor dem Austrocknen geschützt. Wer es etwas „rustikaler“ mag, kann auf einen klassischen Holzstempel setzen und ein passendes Stempelkissen in Schwarz oder Blau dazu erwerben. Zahlreiche Onlineshops bieten personalisierbare Stempel in verschiedenen Ausführungen an, aus denen das Unternehmen wählen kann. So findet sich für jede Firma der passende Stempel.

Es gibt generell keine Pflichtangaben, die auf einem Firmenstempel sein müssen. Einige Angaben haben sich allerdings bewährt. Dazu gehören selbstverständlich der Firmenname sowie die Rechtsform, die Adresse und Kontaktdaten des Unternehmens und die Steuernummer sowie die Bankverbindung. Größere Firmen besitzen oft gleich mehrere Firmenstempel, die für verschiedene Zwecke eingesetzt werden. So sind immer nur die Angaben darauf zu finden, die für den entsprechenden Zweck notwendig sind.

Wichtig: Bei der Gestaltung des Stempels ist unbedingt darauf zu achten, dass alle Angaben gut lesbar sind! Hier sind die Größe des Stempels, die Schriftart sowie die Schriftgröße der einzelnen Bestandteile entscheidend.

Vor allem größere Unternehmen setzen auf Corporate Design. Sie gestalten Firmenstempel, Website, Flyer, Briefpapier und Co. im gleichen Design. So steigern sie den Wiedererkennungswert des Unternehmens und sorgen dafür, dass alles zusammenpasst.

Kein Gesetz schreibt einen Stempel vor

Grundsätzlich gibt es keine gesetzliche Grundlage, die einen Firmenstempel vorschreibt. Das heißt, dass keine Firma einen Stempel besitzen muss. Wie allerdings eingangs bereits beschrieben ist ein Firmenstempel ein Gegenstand, der für Seriosität im Arbeitsalltag sorgt. Er unterstreicht die Glaubwürdigkeit eines Mitarbeiters, der Verträge und andere Unterlagen unterzeichnet. Nicht zuletzt deshalb ist es sinnvoll, dass eine Firma einen Firmenstempel besitzt. Zudem hat der Firmenstempel, je nach Verwendung, eine rechtliche Bindung, die nicht zu unterschätzen ist.

In Paragraph 126 BGB ist festgelegt, wie die Schriftform einer Urkunde oder eines Vertrages auszusehen hat. Dort heißt es, dass generell die handschriftliche Unterschrift entscheidend für die Rechtsverbindlichkeit ist. Bei Firmen mit mehreren Geschäftsführern, beispielsweise einer GmbH, sind oft mehrere Personen unterschriftsberechtigt. Unterschreibt nur eine Person die Urkunde, kann der Firmenstempel entscheidend sein. Er gibt an, dass der Geschäftsführer im Namen der Firma handelt und somit die Unterschrift rechtsverbindlich ist. Hier kommt dem Firmenstempel also eine besonders wichtige Rolle vor. Dies hat sogar vor einem Gericht bestand. Der Bundesgerichtshof hat dies nämlich mit einem Urteil aus dem Jahr 2013 bestätigt. Konkret ging es hier um den Mietvertrag für Gewerberäumlichkeiten. Laut dem rechtsverbindlichen Urteil weist das Hinzusetzen eines Firmenstempels zu einer Unterschrift denjenigen, der die Unterschrift leistete, als unterschriftsberechtigt für die Firma aus. Somit ist das Schriftformerfordernis erfüllt.

Achtung: Ein Stempel kann rechtlich bindend sein!

Um die eigene Firma zu schützen, sollte nicht jeder Mitarbeiter oder jede Mitarbeiterin Zugriff auf den Firmenstempel haben. Er oder sie könnte sich so als unterschriftsberechtigt ausgeben und Verträge abschließen, die er oder sie eigentlich nicht abschließen soll. Wenn ein Angestellter vorgibt, unterschriftsberechtigt zu sein und dies mit dem Firmenstempel bestätigt, kann es sich um eine Anscheinsvollmacht handeln. Diese kann vor Gericht abgeurteilt werden. Wichtig ist hierbei, ob der Angestellte die Gelegenheit hatte, den Firmenstempel unerlaubt zu nutzen. Für Geschäftsführer bedeutet das, dass nur Mitarbeiter Zugang zum Stempel haben sollten, die tatsächlich vertretungs- und unterschriftsberechtigt sind.

Es kann in diesem Zusammenhang sinnvoll sein, dass alle Mitarbeiter, die befugt sind, den Stempel zu nutzen, darüber aufgeklärt werden, für welche Dokumente und in welchen Zusammenhängen diese Erlaubnis greift. Dabei ist es sinnvoll, dass die Aufklärung schriftlich erfolgt und von den entsprechenden Angestellten unterschrieben wird. Die Befugnisse lassen sich bei Bedarf regelmäßig erweitern oder verändern. Im Anschluss sollte der Firmenstempel an einem sicheren Ort, beispielsweise in einer verschlossenen Schublade oder im Tresor, aufbewahrt werden. So verhindern Unternehmer, dass der Stempel illegal genutzt wird.

einfacher holzstempel
Abb. 3 – Einfache Holzstempel, die wichtige Geschäftsvorgänge bezeichnen, sind in vielen Büros üblich.

Ergänzende Stempel

Neben dem hauptsächlichen Firmenstempel besitzen viele Unternehmen weitere Stempel, um die tägliche Arbeit zu erleichtern. Diese sind in der Regel nicht personalisiert, sondern verweisen auf bestimmte Arbeitsschritte. So gehört ein „Eingegangen“-Stempel mit Datum zu den Klassikern. Firmen zeichnen so eingegangene Briefe ab. Auch ein „Genehmigt“-Stempel oder das Pendant, ein „Abgelehnt“-Stempel können den Büroalltag erleichtern. Das zeigt: Stempel sind vielseitig und aus dem modernen Büro nach wie vor nicht wegzudenken.

Bilder:

  • Abb. 1: Pixabay.com © Bildprinz (CC0 Creative Commons)
  • Abb. 2: Pixabay.com © Brett_Hondow (CC0 Creative Commons)
  • Abb. 3: Pixabay.com © therealcicero (CC0 Creative Commons)

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