Mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hat der legendäre gelbe Krankenschein ausgedient. Bereits seit dem 1. Januar 2023 muss die Krankmeldung eines gesetzlich versicherten Arbeitnehmers auf dem elektronischen Weg erfolgen. Damit soll die Angelegenheit für alle Beteiligten vereinfacht werden. Während dies für Arbeitnehmer einen enormen Vorteil darstellt, ist es für Arbeitgeber noch recht gewöhnungsbedürftig. In diesem Ratgeber soll kurz erläutert werden, worauf bei der eAU zu achten ist.
Die bisherige Sachlage
Arbeitsunfähigen Arbeitnehmern haben Ärzte bisher eine traditionelle Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) ausgestellt. Dabei musste ein dreilagiges Papier ausgedruckt werden. Eine Ausfertigung war für den Beschäftigten gedacht, eine für den Arbeitgeber und die dritte Ausfertigung für die Krankenkasse. Spätestens am vierten Krankheitstag musste die AU dem Arbeitgeber vorliegen. Seit dem 1. Januar 2023 übermittelt die behandelnde Praxis die AU elektronisch der Krankenkasse. Als Arbeitgeber können Sie die Bescheinigung nach der Krankmeldung durch den Arbeitnehmer elektronisch von der Krankenkasse abrufen. Schon einen Tag nach dem Arztbesuch sollten die Daten hierfür bereitstehen. Die neuen Regelungen der eAU gelten übrigens nur für gesetzlich Versicherte. Ausgenommen sind Privatversicherte, Beihilfeberechtigte und Minijobber. Außerdem fallen die Krankmeldungen für Eltern kranker Kinder aus dieser Regelung heraus. Zudem werden auch Mutter-Kind-Kuren und Reha-Maßnahmen nicht erfasst.
Was bedeutet dies für Arbeitgeber?
Gesetzlich versicherte Arbeitnehmer müssen sich vom behandelnden Arzt die Arbeitsunfähigkeit lediglich bestätigen lassen. Darüber hinaus ist es erforderlich, dass sie ihren Chef über die Krankschreibung und deren voraussichtliche Dauer informieren. Dies sollte am besten telefonisch oder per E-Mail erfolgen. Eine Übersendung einer AU in Papierform muss nicht mehr erfolgen. Leider kommt es beim Arbeitgeber hierdurch zu einem erhöhten Arbeitsaufwand. Die eAU muss der Arbeitgeber selbst elektronisch von der Krankenkasse anfordern. Auf die Personalsachbearbeitung kommen daher weitere Aufgaben hinzu. Diese halten sich jedoch in Grenzen, da die erforderlichen Daten digital vorliegen und nicht mehr händisch von einer gelben AU in Papierform in das Zeiterfassungssystem eingetragen werden müssen. Zu den wichtigsten Daten, die eine eAU enthält, gehören:
- Name des oder der Versicherten
- Anfang und Ende der Krankschreibung
- Angabe, ob es sich um eine Erst- oder Folgebescheinigung handelt
- Mögliche Hinweise auf einen Arbeitsunfall
Aus Datenschutzgründen erfährt der Arbeitgeber jedoch nichts über die Diagnose der Erkrankung.
Was ist mit der telefonischen Krankschreibung?
Während der Corona-Pandemie wurde die telefonische Krankschreibung eingeführt. Zwischenzeitlich wurde diese zwar vorübergehend abgeschafft, soll aber dennoch Bestand haben. Sie richtet sich an Versicherte mit leichten Atemwegserkrankungen (Erkältung, Grippe etc.), die auf diese Weise bis zu sieben Tagen von einem Arzt telefonisch krankgeschrieben werden können. Eine einmalige Verlängerung für weitere sieben Tage ist möglich. Bei einer telefonischen Krankschreibung wird der Arzt ebenfalls eine eAU ausstellen und die Daten weiterleiten.
Muss ich als Arbeitgeber auf eine AU in Papierform verzichten?
Nicht jeder Betrieb ist technisch und organisatorisch in der Lage, die eAU digital abzurufen. Dies ist häufig bei kleineren Handwerksbetrieben der Fall. In diesem Fall wird natürlich weiterhin ein Papierausdruck benötigt. Viele Arztpraxen haben sich darauf eingestellt und sind in der Lage, eine gelbe AU auszudrucken. Damit soll das lästige Nachfragen der Arbeitgeber nach Papierbescheinigungen vermieden werden. Als Arbeitgeber steht man jedoch in der Pflicht, eine Krankschreibung rechtzeitig anzufordern und zu bearbeiten. Es wäre fatal, wenn diese verzögert, gar nicht oder mit falschen Informationen angenommen wird.
Wie können Arbeitgeber sich die Erfassung vereinfachen?
Da die eAU für Arbeitgeber verpflichtend geworden ist, muss sich jeder Gedanken über eine einfache Umsetzung machen. Besonders vorteilhaft wäre eine zuverlässige Zeiterfassungssoftware, die über eine automatische Abfragefunktion verfügt. Ein Beispiel wäre das Zeiterfassungstool AVERO®. Diese Software ist mit einer ITSG-zertifizierten eAU-Schnittstelle ausgestattet. Wenn von der behandelnden Arztpraxis eine Krankmeldung erfasst und elektronisch an die Krankenkasse übermittelt wird, landen die Daten gesammelt auf dem sogenannten GKV-Server. Nach Erfassung der Krankheitsdauer durch die Personalabteilung ruft AVERO® die entsprechende eAU automatisch vom GKV-Server ab.
Die Personalzeiterfassung kann noch viel mehr
Das vorgenannte eAU-Tool ist nur ein kleiner Bestandteil eines modernen Zeiterfassungssystems. AVERO® bringt auch folgendes mit:
- Arbeitszeiterfassung per Terminal, PC, Smartphone oder Tablet
- Urlaubsverwaltung der Beschäftigten
- Verwaltung von Schichtdiensten mit Zuschlagsberechnung
- Einfache und schnelle Personaldatenpflege
- Simple Personalplantafel
- Export der Daten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Ausführliche Auswertungen
Fazit: eAU lässt sich mit guter Zeiterfassungssoftware meistern
Auch wenn die elektronische Arbeitsunfähigkeitserklärung (eAU) noch nicht überall fehlerfrei eingesetzt werden kann, bietet sie dennoch enorme Vorteile. Die erforderlichen Daten werden zwar von der Arztpraxis digital an die Krankenkasse übermittelt, müssen jedoch vom Arbeitgeber selbst abgerufen werden. Um hier den Personaleinsatz im Personalbüro in Grenzen zu halten, bietet sich eine moderne Personalzeiterfassungssoftware an, die neben vielen nützlichen Funktionen auch die eAU automatisch vom GKV-Server abruft.
Antworten