Der Staat als Kunde: Wie funktioniert das?

Der Staat als Kunde - wie funktioniert das?

Circa 400 Milliarden Euro – das ist die Antwort auf die Frage, wie viel Geld der Staat (beziehungsweise öffentliche Einrichtungen aller Art) jedes Jahr an private Unternehmen vergibt. Der „Staat“ wird hier zum Kunden, doch wie genau funktioniert das eigentlich? Und gibt es einen Weg, sich hier besonders gut zu positionieren?

In Deutschland müssen die meisten Aufträge, die vom Staat oder öffentlichen Einrichtungen vergeben werden, ausgeschrieben werden. Das heißt, theoretisch hat jedes Unternehmen die Chance darauf, mit Bund, Ländern, Kommunen oder Schulen zusammenzuarbeiten. Aber auch auf europäischer Ebene muss genau hingesehen werden, denn da sind es jährlich um die 1.500 Milliarden, die an Unternehmen fließen.

Wie wird der Staat zum Kunden?

In Deutschland wir die Vergabe öffentlicher Aufträge durch das Vergaberecht und das Preisrecht bestimmt. Das bedeutet, es gibt ganz klare rechtliche Grundlagen dafür, wie eine Ausschreibung aussehen muss und welche Kriterien gelten, damit ein Unternehmen den Auftrag erhält.

Das ist ein Vorteil für Unternehmer, denn es gibt klare Punkte, die abzuarbeiten sind und die Anforderungen an das Projekt oder die Ware werden genau definiert. Und es gibt einen weiteren Umstand, der sich positiv auswirkt: Es gibt kaum etwas, was der Staat nicht braucht.

Einige Beispiele für Aufträge, die vom Bund vergeben werden:

  • Neubau von Schulen
  • Energieeffizienz für bestehende Immobilien verbessern
  • Büromaterialien beschaffen
  • Reinigungsaufträge
  • Logistikinfrastruktur aufbauen

Neben dem Staat selbst können auch Städte oder Kommunen Aufträge vergeben und notwendige Ausstattungen einkaufen. Hat eine Stadt beispielsweise mit viel Laub auf den Straßen zu kämpfen, müssen zuverlässige Gerätschaften wie Laubblasgeräte der Firma HEN AG angeschafft werden.

Es spricht für Unternehmen daher wenig gegen einen Versuch, sich als Dienstleister oder Produktlieferanten für den Staat zu positionieren. Viele Unternehmer haben lediglich Angst vor den Hürden oder können die Erfolgschancen zu schlecht einschätzen

Vorbereitung und Fachwissen sind Faktoren

Wer noch keine Erfahrung im Umgang mit staatlichen Ausschreibungen hat, wird sich externe Hilfe holen müssen. Dies kann durch eine Beraterfirma geschehen, die sich auf öffentliche Aufträge spezialisiert hat. Es gibt aber auch die Möglichkeit, sich an die Industrie- und Handelskammer (IHK) zu wenden.

Auftragsberatungsstellen sind dafür da, Unternehmen auf Ausschreibungen vorzubereiten. Das ist auch logisch, denn je mehr Unternehmen sich für Ausschreibungen anbieten können, umso höher stehen die Chancen, ein geeignetes zu finden. Mit der Beratungsstelle wird erreicht, dass qualifizierte Unternehmer nicht an der Bürokratie scheitern.

Außerdem kann sich bei der IHK in die Unternehmensdatenbank eingetragen werden. Es gibt nämlich auch beschränkte Ausschreibungen, bei denen sich die Auftraggeber direkt an einige Unternehmen wenden. Umso wichtiger ist es, in diesen Fällen auffindbar zu sein.

Zusatzqualifikationen erwerben und auf Details achten

Das Grundlagenwissen ist die Voraussetzung, um überhaupt in die Welt der Ausschreibungen einzusteigen. Doch da schon viele Unternehmer vorher diese Idee hatten, muss auch noch erreicht werden, dass man sich gegen die Konkurrenz durchsetzen kann.

Dafür ist es vor allem wichtig, genau zu sein. Die Ausschreibungen stellen ganz präzise Anforderungen. Wird also nach der Sanierung einer Immobilie und der dazugehörigen Grünanlage gesucht, eine Bewerbung ist aber lediglich für die Immobilie abgegeben worden, dann wird man bei der Vergabe nicht berücksichtigt. Will eine Kommune fünf Trägerfahrzeuge auf Elektrobasis kaufen, es wird jedoch nicht explizit darauf hingewiesen, dass man Elektrofahrzeuge im Angebot hat, ist die Chance vertan.

Neben der Genauigkeit gibt es noch die Möglichkeit, sich im Vergleich zur Konkurrenz besser zu positionieren. Dies kann durch den Erwerb weiterer Qualifikationen oder durch Zertifikate geschehen.

Beispiele hierfür wären:

  • Eine vollständige (zusätzliche) Überprüfung aller Landschaftspflegegeräte durch den TÜV.
  • Referenzen angeben oder auch im Nachhinein einholen (z.B. als Subunternehmer bei einer früheren Ausschreibung).
  • Umweltfreundlichkeit/Nachhaltigkeit nachweisen.
  • Besonders erfahrenes oder qualifiziertes Personal einstellen.

Wichtig ist stets, es dabei nicht zu übertreiben. Nur die geforderten Leistungen sollten auch Teil der Bewerbung sein. Im Rahmen dieser Leistungen (bzw. der Anforderungen an die Ware) können zwar Wettbewerbsvorteile erspielt werden, doch am Ende handelt es sich immer noch um ein höchst bürokratisches Verfahren, bei dem Spielereien keinen Platz haben.

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