Mit moderner Zeiterfassung die Arbeitsprozesse im Unternehmen optimieren

Moderne Zeiterfassung

Die Personalzeiterfassung spielt in jedem Unternehmen eine wichtige Rolle und dient einer ordnungsgemäßen Abrechnung im Personalwesen. Hierzulande ist es üblich, lediglich die Anwesenheit der Beschäftigten aufzuzeichnen. Eine weitergehende Überprüfung der Produktivität der Mitarbeiter ist ohne ausdrückliche Zustimmung nicht zulässig. Seit dem 14. Mai 2019 sind nach einem EuGH-Urteil die Arbeitgeber aller Mitgliedstaate der EU verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter verlässlich und genau zu erfassen.

Von der Stempeluhr zur digitalen Zeiterfassung

Jeder hat vielleicht auf Bildern vergangener Zeiten oder aus Filmen die legendäre Stechuhr gesehen. Es handelt sich hierbei um mechanische Uhren, die mithilfe von Arbeitszeitkarten die Ankunft am Arbeitsplatz, die Pausen und den Feierabend per Stempelaufdruck registrierten. Die tatsächlich geleistete Arbeitszeit musste später manuell vom Personalbüro mühsam zusammengerechnet werden.

In heutiger Zeit werden elektronische bzw. digitale Zeiterfassungssysteme verwendet. Diese erfassen entweder im Minutentakt oder in anderen Zeitabschnitten die geleistete Arbeitszeit. Jedes Unternehmen kann heute auf eine Vielzahl unterschiedlicher Systeme zurückgreifen. In größeren Betrieben ist zuvor der Personalrat bei Einführung eines neuen Zeiterfassungssystems anzuhören, damit mit dem System auch nur die erforderlichen Daten gespeichert werden.

Heute finden Sie in Unternehmen zum Beispiel

  • Zeiterfassungs-Terminals mit unterschiedlichen Leseverfahren
  • mobile Zeiterfassungssysteme
  • mobile Datensender und -Empfänger per GPS-Fahrtenbuch oder Smartphone
  • webseitenbasierte Zeiterfassungssysteme
  • Client-Server-Architekturen für das firmeneigene Intranet

Das Einloggen gelingt auf unterschiedliche Weise

Für Arbeitnehmer ist es wichtig, sich möglichst einfach am Zeiterfassungssystem einzuloggen. Hierzu gibt es verschiedene Varianten. Zu den bekannten Lösungen gehören beispielsweise

  • berührungslose Karten und Schlüsselanhänger mit RFID-Chip
  • eine Kennworteingabe am PC für eine Anmeldung am Arbeitsplatz
  • eine PIN-Eingabe am Eingangs-Terminal
  • seltener eine biometrische Erfassung per Fingerabdruck oder gar Iris-Scan

Die meisten Unternehmen setzen bisher auf Scheckkarten oder Schlüsselanhänger, in denen sich ein RFID-Chip befindet. Diese Lösung bietet sich vornehmlich dann an, wenn eine absolute Anwesenheitspflicht im Betrieb erforderlich ist. Jedoch hat gerade die Corona-Pandemie gezeigt, dass immer mehr Arbeitnehmer auch im Home-Office oder generell von unterwegs arbeiten. Von daher sind andere Zeiterfassungssysteme gefragt.

Es wird immer wichtiger, sich von überall einzuloggen

Da in heutiger Zeit das Smartphone oder ein Tablet im Alltag nicht mehr wegzudenken ist, haben sich einige Start-Ups auf neue und moderne Zeiterfassungssysteme spezialisiert, die mobil nutzbar sind. Insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen bietet dies für beide Seiten große Vorteile. Die Arbeitnehmer können sich von überall einloggen. Ebenfalls haben Vorgesetzte eine effiziente Kontrolle über die Anwesenheit ihrer Mitarbeiter.

Diese App-Lösungen bieten viele nützlichen Funktionen, wobei die simulierte Stempeluhr nicht fehlen darf. Sie bildet das Herzstück einer Zeiterfassung und registriert den Arbeitsbeginn, die Pausen und das Arbeitsende. Im Gegensatz zum RFID-Schlüsselanhänger wird kein weiteres Erfassungsterminal mehr benötigt. Dies spart unnötige Kosten und möglichen Wartungsaufwand.

Unternehmer profitieren von vielen weiteren Funktionen

Für Unternehmen sind softwaregestützte Zeiterfassungssysteme per App von Vorteil. Moderne Systeme bieten weitergehende Funktionen, die jedoch nicht auf eine Überwachung der Mitarbeiter abzielen. Stattdessen können die Programme für eine Projektplanung genutzt werden. Es lassen sich damit Aufgaben planen und Projekte effizient abarbeiten. Das Zeitmanagement wird hierbei berücksichtigt, sodass die Aufgaben auch wirklich zu den geplanten Terminen erledigt werden. Zudem lassen sich mit dieser Software auch gleich die benötigten Projetberichte erstellen. Die Personalabteilung kann die Ausgaben und auch die Mitarbeiterkosten noch besser überblicken.

Natürlich bieten diese Apps auch für Mitarbeiter Vorteile. Mithilfe einer Abwesenheitsplanung lassen sich Fehlzeiten und Urlaube sicher eintragen. Vorgesetzte erhalten hierüber wichtige Hinweise zur Gesamtauslastung und wo es ggf. Engpässe gibt. Bei Bedarf kann die Arbeitszeiterfassung auch über eine GPS-Funktion erfolgen. Dies ist zum Beispiel für Außendienstmitarbeiter sinnvoll. Stundenzettel über die Arbeitszeiten lassen sich automatisch erstellen. Die Personalabteilung kann spezielle Arbeitszeitmodelle kreieren, in denen die Anzahl der Sollstunden, Urlaubsansprüche und Zuschläge berücksichtigt werden.

Selbst für Fremdarbeiter kann diese Software verwendet werden. Diese erhalten nach geleisteter Arbeitszeit automatisch eine Rechnung, die mit der Personalabteilung abgerechnet wird. Moderne System sind in der Lage, auch offline die Zeiten zu erfassen. Sobald das System wieder online ist, erfolgt automatische eine Synchronisation mit den gegebenen Daten. Ein Beispiel stellt die Zeiterfassung mit TimeTrack dar. Diese Lösung eignet sich sowohl für Freelancer als auch für kleine bis mittlere Unternehmen. Damit erfassen Sie nicht nur Ihre Arbeitszeiten, sondern optimieren im Laufe der Zeit auch Ihre gesamten Arbeitsprozesse.

Alles im Überblick mit digitaler Zeiterfassung

Wie zuvor erwähnt, können Unternehmer über ihre Personalabteilung verschiedene Arbeitszeitmodelle kreieren. Per Smartphone sind nur wenige Klicks erforderlich, um sich als Mitarbeiter im Betrieb einzuloggen. Übersichtlich werden die Sollstundenzahl, die Ist-Arbeitszeit, die Überstunden, die in Anspruch genommenen Urlaubstage sowie die Rest-Urlaubstage angezeigt. Diese Informationen stehen sowohl dem Mitarbeiter als auch dem Personaler jederzeit zur Verfügung. Transparenz spielt hier eine wichtige Rolle, ohne in die persönlichen Belange des Einzelnen einzudringen.

Insbesondere in Deutschland, in Österreich und in der Schweiz, der sogenannten DACH-Organisation, sind Unternehmer verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter genau aufzuzeichnen. Dank Smartphone-Nutzung wird hiermit die traditionelle Stempeluhr bzw. das elektronische Buchungsterminal am Eingang eines Unternehmens ersetzt. Das System übernimmt automatisch die Stundenberechnung. Die Personalabteilung kann die Arbeitszeiten minutengenau für jeden Mitarbeiter nachvollziehen. Es gibt durchaus Branchen, wo Mitarbeiter nach geleisteter Arbeitszeit entlohnt werden. Durch eine digitale Arbeitszeiterfassung entfällt auf beiden Seiten viel Arbeit. Eine genaue Abrechnung wird vollautomatisch vorgenommen.

Es macht durchaus Sinn, wenn sich Unternehmen mit dieser neuen Form von Arbeitszeitüberwachung näher beschäftigen. App-Lösungen zur Arbeitszeiterfassung sind die ideale Lösung in schwierigen Zeiten, wo es auf eine flexible Arbeitszeitgestaltung ankommt.

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