Wer eine GmbH gründet, tut das auch wegen der Haftungsbeschränkung. Bei der Lohnabrechnung greift dieser Schutz allerdings nur eingeschränkt. Zwei Vorschriften durchbrechen ihn regelmäßig, und beide sind unter Unternehmern deutlich weniger bekannt, als es ihre Tragweite rechtfertigt. Die eine steht im Strafgesetzbuch und macht das Vorenthalten von Sozialversicherungsbeiträgen zur Straftat. Die andere steht im Einkommensteuergesetz und lässt das Finanzamt für nicht abgeführte Lohnsteuer auf den Arbeitgeber zugreifen. In beiden Fällen kann es die Geschäftsführung persönlich treffen.
Die Arbeitnehmeranteile sind fremdes Geld
Der entscheidende Gedanke hinter der strafrechtlichen Regelung ist einfach. Der Anteil, den ein Beschäftigter zur Sozialversicherung beisteuert, gehört wirtschaftlich nicht dem Betrieb. Er wird vom Bruttolohn einbehalten und weitergeleitet. Wer ihn stattdessen zur Überbrückung eines Liquiditätsengpasses verwendet, greift auf Mittel zu, die ihm nicht zustehen. Genau das stellt der Gesetzgeber unter Strafe, und zwar unabhängig davon, ob der Betrieb später zahlt oder ob die Absicht bestand, es nachzuholen.
Praktisch relevant wird das in der Krise. Wenn Geld knapp wird, geraten Sozialversicherungsbeiträge schnell auf die Liste der Zahlungen, die man verschieben möchte. Fällig sind sie am drittletzten Bankarbeitstag des Monats. Wer sie nicht abführt, obwohl er es könnte, erfüllt bereits den Tatbestand. Und wenn kein Geld mehr da ist, prüfen Gerichte, ob der Verantwortliche früher hätte handeln müssen, etwa indem er Rücklagen bildet oder andere Zahlungen zurückstellt.
Die Lohnsteuer folgt einer eigenen Logik
Bei der Lohnsteuer haftet der Arbeitgeber für die Beträge, die er einzubehalten und abzuführen hat. Er ist Gesamtschuldner neben dem Arbeitnehmer, und das Finanzamt darf wählen, an wen es sich hält. In der Praxis wendet es sich an den Arbeitgeber, weil dort die Zahlungsfähigkeit vermutet wird und die Beträge gebündelt vorliegen. Der Haftungsbescheid kommt dann für mehrere Jahre und für die gesamte Belegschaft.
Wie weit diese Verantwortung reicht, ordnet eine Übersicht zur Haftung im Steuerrecht ein, die neben der Arbeitgeberhaftung auch die Haftung gesetzlicher Vertreter und von Betriebsübernehmern behandelt.
Wie die Haftung persönlich wird
Der Schritt von der Gesellschaft zur Person führt über die Abgabenordnung. Wer als gesetzlicher Vertreter vorsätzlich oder grob fahrlässig dafür sorgt, dass Steuern nicht rechtzeitig abgeführt werden, haftet dafür mit dem eigenen Vermögen. Für die Sozialversicherungsbeiträge ergibt sich dasselbe aus dem strafrechtlichen Tatbestand in Verbindung mit dem Schadensersatzrecht. Die Delegation an eine Fachkraft oder an ein externes Büro entlastet dabei nicht vollständig, denn es bleibt eine Auswahl- und Überwachungspflicht. Wer nie kontrolliert, ob die Meldungen tatsächlich abgesetzt wurden, kann sich später schwer auf die Zuständigkeit anderer berufen.
Die häufigsten Auslöser in der Praxis
Bewusste Zahlungsverweigerung ist der seltenere Fall. Häufiger entstehen Nachforderungen aus Fehleinschätzungen:
- Scheinselbstständigkeit, wenn ein Auftragsverhältnis bei genauer Betrachtung eine Beschäftigung ist und Beiträge für Jahre nacherhoben werden
- Phantomlohn, weil Beiträge auf den geschuldeten Lohn anfallen und nicht auf den tatsächlich gezahlten, etwa bei übersehenen Tarif- oder Mindestlohnansprüchen
- Überschreiten der Minijob-Grenze durch Einmalzahlungen oder Mehrarbeit, oft erst bei der Prüfung bemerkt
- Falsch behandelte Sachbezüge wie Firmenwagen, Tankkarten oder Gutscheine
- Unentgeltliche Mitarbeit von Angehörigen, die einer Beschäftigung entspricht
Auffällig werden diese Punkte spätestens bei der turnusmäßigen Prüfung der Rentenversicherung, die alle vier Jahre stattfindet und rückwirkend auf vier Jahre zugreift, bei Vorsatz auf deutlich mehr.
Das Statusfeststellungsverfahren als Absicherung
Für den häufigsten Auslöser gibt es ein geregeltes Verfahren. Wer unsicher ist, ob ein Auftragsverhältnis als selbstständige Tätigkeit oder als Beschäftigung einzuordnen ist, kann das bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung klären lassen. Das Verfahren dauert einige Wochen und bindet beide Seiten an das Ergebnis, was die spätere Nacherhebung ausschließt. Bemerkenswert ist, wie selten es genutzt wird, obwohl die Kriterien für Laien kaum sicher anzuwenden sind. Weisungsgebundenheit, Eingliederung in die Arbeitsorganisation, das Fehlen eigener Betriebsmittel und die Tätigkeit für nur einen Auftraggeber sprechen für eine Beschäftigung, ohne dass ein einzelnes Merkmal allein entscheidet.
Was in der Prüfung tatsächlich verlangt wird
Bei der Betriebsprüfung geht es weniger um Rechtsfragen als um Nachweise. Verlangt werden Verträge, Stundenaufzeichnungen, Nachweise über Sachbezüge und die Dokumentation der Meldungen. Wer diese Unterlagen ordentlich vorlegt, verkürzt die Prüfung erheblich und vermeidet Schätzungen. Denn wo Aufzeichnungen fehlen, schätzt der Prüfer, und die Schätzung fällt selten zugunsten des Betriebs aus. Besonders im Blick stehen Branchen mit hohem Anteil an Aushilfen, also Gastronomie, Bau, Reinigung und Logistik, bei denen zusätzlich die Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz greifen.
Was sich technisch absichern lässt
Ein erheblicher Teil dieser Fälle entsteht durch fehlende Kontrolle, nicht durch fehlendes Wissen. Anbieter von Lohnbuchhaltung Software setzen deshalb auf Plausibilitätsprüfungen, die vor dem Abschluss auf ungewöhnliche Werte hinweisen, etwa auf einen Minijob mit auffällig vielen Stunden oder auf einen fehlenden Beitragsnachweis.
Für die Haftungsfrage entscheidend ist dabei weniger die Funktion selbst als die Protokollierung. Eine gute Lohnbuchhaltung Software dokumentiert, wann welche Meldung erzeugt und übermittelt wurde, und genau dieser Nachweis entlastet in der Prüfung. Wer belegen kann, dass er die Abläufe eingerichtet und überwacht hat, argumentiert deutlich besser als jemand, der auf mündliche Absprachen verweist.
Der Gesetzestext ist kürzer als seine Wirkung
Wer die Grundlage im Original nachlesen möchte, findet mit § 266a StGB eine Vorschrift von wenigen Absätzen. Sie sieht Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren oder Geldstrafe vor und enthält zugleich eine Regelung, die in der Beratung oft übersehen wird. Wer die Beiträge nicht zahlen kann, dies der Einzugsstelle aber spätestens zum Fälligkeitstag schriftlich mitteilt und die Gründe darlegt, kann unter bestimmten Voraussetzungen straffrei bleiben.
Diese Mitteilung ist der wichtigste praktische Rat für den Ernstfall. Sie kostet nichts, muss aber rechtzeitig erfolgen und den Sachverhalt konkret beschreiben. Eine allgemeine Ankündigung, es werde eng, genügt nicht.
Was Geschäftsführer daraus mitnehmen sollten
Drei Punkte tragen den Unterschied. Die Beiträge zur Sozialversicherung werden auch in der Krise vorrangig bedient. Die Abrechnung wird stichprobenartig kontrolliert, auch wenn sie ausgelagert ist. Und Zweifelsfälle bei der Einordnung von Beschäftigungsverhältnissen werden über ein Statusfeststellungsverfahren geklärt, bevor der erste Auftrag läuft.
Wer sich mit den Pflichten der Rechtsform vertraut machen will, findet in der Darstellung zur Gesellschaft mit beschränkter Haftung die Grundlagen zur Organstellung und zum Umfang der Haftungsbeschränkung.
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