Die Kalkulation – kleine Einführung

Dieser Bereich wird oftmals von Gründern vernachlässigt. Es ist häufig zu beobachten, dass die Verkaufspreise oder Dienstleistungshonorare „über den Daumen kalkuliert“ werden. Dies bedeutet in der Konsequenz, dass man nicht feststellen kann, ob das Unternehmen rentabel arbeitet. Auch hat man absolut keine Übersicht seiner Kosten und ist somit nicht in der Lage reorganisatorische und kostensenkende Maßnahmen einzuleiten.

• Die Kalkulation ermittelt die Kosten für einzelne Produkte und Dienstleistungen, die sogenannten Kostenträger.
• Mit Hilfe der Kalkulation werden die Selbstkosten errechnet, mögliche Angebotspreise für Produkte ermittelt und Kostenkontrollen durchgeführt.
• Eine weitere wichtige Aufgabe der Kalkulation besteht darin, zu prüfen, ob Aufträge bei gegebenen Marktpreisen dem Unternehmen einen angemessenen Gewinn bzw. Deckungsbeitrag bringen.
• Die Kalkulation erfolgt auf Vollkosten- oder Teilkostenbasis und ist Bestandteil der Kostenträgerrechnung.
• Je nach Branche und Herstellungsverfahren gibt es unterschiedliche Kalkulationsverfahren.

Die klassischen Aufgaben der Kalkulation

Durch die Kalkulation können Sie erkennen, wie viel Kosten ein Kostenträger bei seiner Herstellung verursacht. Kostenträger können Einzelerzeugnisse, Aufträge, ganze Serien oder Dienstleistungen sein. Jedem Kostenträger können Sie dadurch konkret seine Selbstkosten bzw. Herstellkosten zurechnen. Weitere Aufgaben der Kalkulation sind

• Datenlieferung für die kurzfristige Erfolgsrechnung,
• Bestandsbewertung für externe und interne Berechnungen,
• Entscheidungshilfe für die Annahme von Aufträgen bei gegebenen Marktpreisen,
• Kostenkontrolle nach Erledigung eines Auftrags,
• Ermittlung von Preisober- und Preisuntergrenzen.

Eine Kalkulation kann mit Ist-, Plan- oder Normalkosten erfolgen. Je nach Zielsetzung variieren die Aufgaben der Kalkulation:

Am häufigsten wird mit Normalkosten (Standardkosten) kalkuliert. Die Normalkostenkalkulation liefert konstante Werte, da sie mit Durchschnittswerten der Istkosten vergangener Perioden arbeitet. Diese Normalkosten werden in der Regel auf Kostenstellen und Kostenarten bezogen.

Die Vorkalkulation wird mit Planwerten gerechnet. Sie dient dazu, die voraussichtlichen Kosten der Kostenträger zu ermitteln. Die Festsetzung der Angebots- und Katalogpreise basiert auf der Vorkalkulation.

Die Nachkalkulation wird nach Abwicklung eines Auftrages eingesetzt. Dann liegen die Istkosten vor, sie werden zur Kostenkontrolle herangezogen. Aufträge werden in der Regel zu Normalkosten angenommen. Daher werden Vor- und Nachkalkulation regelmäßig verglichen, um zu prüfen, ob die tatsächlich entstandenen Kosten die kalkulierten Kosten nicht überschritten haben.

Kalkulation und Kostenrechnung sind also unmittelbar miteinander verknüpft. Um zielgerichtet und folgerichtig kalkulieren zu können, muss ein Kostenplan aufgestellt werden.

Der Kostenplan setzt sich zusammen aus:

• Personalkosten
• Sachgemeinkosten
• Zinskosten, Abschreibungen
• kalkulatorischen Kosten

Die Personalkosten beinhalten:

• die bezahlten Arbeitsstunden
• vermögenswirksame Leistungen
• Urlaubsgeld
• Weihnachtsgeld
• den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung
• den Beitrag zur Berufsgenossenschaft
• krankheitsbedingte Aufwendungen (statistischer Wert)
• Kosten für Aus- und Weiterbildung
• sonstige freiwillige betriebliche Zuwendungen

Die Sachgemeinkosten beinhalten z.B.:

• Miete oder Pacht
• Energiekosten (z.B. Strom, Heizung, Gas)
• Versicherungen, Steuern, Beiträge
• Fahrzeugkosten
• Werbung, Reisekosten, Repräsentation
• Instandhaltung von Maschinen und Geräten
• Bürobedarf, Telefon
• Steuerberatung, Rechtsberatung, Buchführung

Zinskosten und Abschreibungen

Zinsen für in Anspruch genommene Kredite, Darlehen und in Anspruch genommene Fördermittel

Abschreibungen Wertverluste von Maschinen, Geräten gem. amtl. AfA-Tabellen

Kalkulatorische Kosten

• kalkulatorischer Unternehmerlohn
• kalkulatorische Abschreibungen
  (steuerrechtlich wird die Abschreibung von Anschaffungs- oder Herstellungskosten berechnet., in der Kostenrechnung wird jedoch vom jeweiligen Wiederbeschaffungswert ausgegangen)
• kalkulatorische Miete
  (steuerrechtlich kann für eigene Betriebsräume keine Miete angesetzt werden, in der Kostenrechnung muss diese aber sehr wohl berücksichtigt werden)
• kalkulatorische Zinsen
  (die Verzinsung des eingesetzten Eigenkapitals)

Beispiele von Kalkulationen

Kalkulatorischer Unternehmerlohn

Stundenlohn
+ Zuschlag für Mehrarbeit 20 %
x Tagesarbeitszeit
x Arbeitstage im Jahr (Krankenversicherung, Unfallversicherung, Lebensversicherung, Rentenversicherung, Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Aus- und Weiterbildung)

= kalkulatorischer Unternehmerlohn

Kalkulatorische Zinsen

Eigenkapital gem. Bilanz   x   marktüblicher Zins
= kalkulatorische Zinsen

Kalkulatorische Miete

Nachdem alle anfallenden Kosten ermittelt worden sind – der Gründer also weiß, welche Aufwendungen für den Geschäftsbetrieb und die private Lebensführung notwendig sind, kann damit begonnen werden, die Verkaufspreise zu ermitteln.

Je nach Branche werden unterschiedliche Kalkulationsverfahren angewandt.

So kalkuliert der Handel anders als der Handwerksbetrieb oder Dienstleister.

Eines muss hinsichtlich der Kosten noch bedacht werden, nämlich die Unterscheidung zwischen fixen Kosten und variablen Kosten.

Fixe Kosten (wie z.B. Miete, Versicherungen) fallen immer an – unabhängig davon, ob ein Gut hergestellt wird oder nicht. Es handelt sich hierbei um konstante Werte.

Variable Kosten – der Name sagt es schon – sind veränderliche Kosten (wie z.B. Strom, Benzin, Öl). Die Faktoren, die die jeweilige Änderung bewirken, sind unterschiedlich (z.B. höhere Lohnkosten durch einen neuen Tarifabschluss, gestiegene Benzinpreise).

Eine Methode, die sich sowohl für Handwerks-, Fertigungs-, Handels- und Dienstleitungsbetriebe eignet, ist die Zuschlagskalkulation.

Es werden alle anfallenden Kosten der jeweiligen Waren- oder Leistungseinheit zugeschlagen. Kalkuliert wird ohne Berücksichtigung des Umsatzsteuer.